Identifica prima lo spazio di lavoro a pagamento
Tutto il team lavora in Slack, ma chi prepara i documenti contabili non necessariamente riceve quelli di fatturazione. Identifica prima lo spazio di lavoro a pagamento e la persona che ne gestisce la fatturazione. L’accesso al canale corretto non conferma, da solo, l’accesso ai documenti di fatturazione.
Slack indica che i proprietari dello spazio e i membri che hanno effettuato il passaggio a un piano superiore possono gestire piano e fatturazione. Se non hai accesso, chiedi il documento specifico alla persona attualmente autorizzata.
Seleziona nella cronologia il periodo effettivamente richiesto
Sul computer, il percorso documentato è Admin → Manage billing → History. Usa il calendario per scegliere un mese e visualizzare il relativo documento di addebito. Nel trasmetterlo, mantieni la denominazione usata da Slack e controllane il contenuto.
Istruzioni per la cronologia di fatturazione →
Se l’account appartiene a un’organizzazione aziendale più ampia o ha una fatturazione contrattuale, verifica il luogo corretto con chi la gestisce. Non cambiare piano o metodo di pagamento per rendere il menu simile a quello di un’altra guida.
Apri il documento scaricato. Confronta spazio o organizzazione, numero del documento, valuta e periodo. Se la contabilità ha chiesto anche una spiegazione di un addebito, includila nel messaggio come domanda o contesto noto; non riscrivere l’importo in un rendiconto creato da te.
Il contatto di fatturazione ha un ruolo diverso dal proprietario
Slack consente di aggiungere contatti per le e-mail di fatturazione, per esempio l’ufficio contabile. Secondo la documentazione, questi contatti non possono modificare i dati di fatturazione, ma possono vedere alcune informazioni dello spazio, inclusi i documenti di addebito e i recapiti dei proprietari. Concorda quindi qualsiasi aggiunta permanente con la persona responsabile prima di effettuarla.
Accesso dei contatti di fatturazione →
Non serve questa modifica per ottenere una sola volta il documento di settembre. Chiedi all’amministratore il documento pertinente e trasmettilo tramite il canale concordato.
Più spazi di lavoro significano più voci da controllare
In un esempio ipotetico, Alena usa lo spazio dell’azienda A e uno spazio separato di un progetto. Le servono i documenti dell’azienda A. Non sostituisce quindi il documento aziendale mancante con quello del progetto, anche se i due spazi hanno nomi simili.
Nell’elenco scrive «Slack dell’azienda A – settembre – documento fornito dall’amministratore». Si occupa del secondo spazio solo se l’acquisto rientra davvero nella stessa richiesta. In questo modo la consegna non diventa un insieme di account di cui la contabilità deve ricostruire il collegamento.
Se il documento non arriva
Scrivi all’amministratore, per esempio: «Inviami il documento di settembre dalla cronologia di fatturazione dello spazio dell’azienda A. Verifica lo spazio e il periodo corretti. Se la fatturazione è condivisa a livello aziendale, devo sapere chi la gestisce».
Annota la persona responsabile e la data del prossimo controllo. Quando ricevi il documento, verificane il contenuto e invialo indicando lo spazio di lavoro. La consegna si chiude per quel documento specifico, non per Slack in generale.