Najprv určite platený pracovný priestor
V Slacku pracuje celý tím, doklady za jeho prevádzku však nemusí dostávať človek, ktorý pripravuje účtovné podklady. Najprv určite platený pracovný priestor a človeka, ktorý spravuje jeho fakturáciu. Prihlásenie do správneho kanála samo osebe nepotvrdzuje prístup k vyúčtovaniu.
Slack uvádza správu tarifu a fakturácie pre vlastníkov pracovného priestoru a členov, ktorí vykonali jeho upgrade. Ak nemáte prístup, požiadajte aktuálne oprávneného človeka o konkrétny dokument.
Z histórie vyberte skutočne hľadané obdobie
Na počítači vedie opísaná cesta cez Admin → Manage billing → History. Pomocou kalendára vyberte mesiac a zobrazte príslušné vyúčtovanie. Pri odovzdaní zachovajte označenie dokumentu, ktoré používa Slack, a overte jeho obsah.
Ak účet patrí do širšej podnikovej organizácie alebo má zmluvnú fakturáciu, správne miesto overte u človeka, ktorý ju spravuje. Nemeňte tarif ani spôsob platby, aby ponuka vyzerala ako v inom návode.
Stiahnutý dokument otvorte. Porovnajte pracovný priestor alebo organizáciu, číslo dokumentu, menu a obdobie. Ak účtovník požiadal aj o vysvetlenie poplatku, uveďte ho v správe ako otázku alebo známy kontext; sumu neprepisujte do vlastného vyúčtovania.
Fakturačný kontakt má inú úlohu než vlastník
Slack umožňuje pridávať kontakty pre e-maily o fakturácii, napríklad účtovné oddelenie. Podľa dokumentácie tieto kontakty nemôžu meniť fakturačné údaje, môžu však vidieť určité informácie o pracovnom priestore vrátane vyúčtovania a kontaktov na vlastníkov. Trvalé pridanie kontaktu preto najprv dohodnite so zodpovedným človekom.
Prístup fakturačných kontaktov →
Na jednorazové získanie septembrového podkladu túto zmenu nepotrebujete. Požiadajte správcu o zodpovedajúci dokument a odovzdajte ho dohodnutým kanálom.
Viac pracovných priestorov znamená viac položiek na kontrolu
V modelovom príklade používa Alena pracovný priestor firmy A aj samostatný projektový priestor. Potrebuje podklady pre firmu A. Dokument z projektového priestoru preto nevydáva za chýbajúce firemné vyúčtovanie, aj keď majú oba podobný názov.
V zozname uvádza „Slack firmy A – september – dokument dodaný správcom“. Druhý priestor rieši len vtedy, ak nákup skutočne patrí do rovnakého zadania. Podklady sa tak nestanú zmesou účtov, ktorých súvislosť musí účtovník domýšľať.
Keď doklad nepríde
Správcovi napíšte napríklad: „Prosím o dokument z histórie fakturácie pracovného priestoru firmy A za september. Over správny priestor a obdobie. Ak ide o spoločnú podnikovú fakturáciu, potrebujem vedieť, kto ju spravuje.“
Zapíšte si zodpovedného človeka a dátum ďalšej kontroly. Po získaní dokumentu overte obsah a pošlite ho s označením pracovného priestoru. Odovzdanie je uzavreté až pre konkrétny podklad, nie všeobecne pre službu Slack.