Yksi tili, useita työtiloja
Käytät Notionissa yhtä kirjautumissähköpostia mutta vaihdat usean työtilan välillä. Kun lasku puuttuu, aloita työtilojen nimistä. Maksullinen tilaus koskee tiettyä työtilaa; se ei automaattisesti kata kaikkia tilisi työtiloja.
Notion selittää tilauksen kattavuuden →
Valmistele työtilan nimi, yritys, jolle osto kuuluu, ja tarvittava ajanjakso. Jos keräät usean työtilan asiakirjoja, luo jokaiselle erillinen erä.
Ota yhteyttä oikean työtilan omistajaan
Notionin mukaan työtilan omistajat voivat katsoa ja hallita tilauksia ja laskutusta. Jos Billing ei näy asetuksissa, pyydä asiakirja omistajalta sen sijaan, että etsisit sattumanvaraisesti muilta tileiltä.
Omistaja avaa Settings → Billing oikeassa työtilassa. Näytetty nimi, tilaus ja ajanjakso auttavat varmistamaan, että kyse on tarvittavasta ostosta.
Työtilan jäsenyys tai oikeus muokata sivuja ei korvaa tätä tarkistusta. Mainitse pyynnössä siksi työtilan nimi sen sijaan, että pyytäisit vain ”oman Notionini laskua”.
Älä sekoita tulevaa veloitusta annettuun asiakirjaan
Notionin ohje kuvaa View invoice -toiminnon myös tulevaa laskutusta varten. Tarkista avatessasi, mitä todella katsot: tulevaa summaa vai tarvittavalle ajanjaksolle annettua asiakirjaa.
Notionin ohje laskujen katseluun →
Pyydä alkuperäinen annettu asiakirja aineiston toimituksen viimeistelemiseksi. Tarkista asiakas, ajanjakso, numero ja valuutta. Jos omistaja ei löydä vastaavaa historiallista asiakirjaa, ota yhteyttä Notionin tukeen. Älä merkitse tulevan summan kuvakaappausta löydetyksi laskuksi.
Tyhjä sähköpostilaatikko ei myöskään osoita, ettei asiakirjaa ole annettu. Notionin nykyinen UKK kertoo, ettei laskuja lähetetä sähköpostitse, ja ohjaa asetuksiin.
Selvitä, mitkä ostot kuuluvat aineistoon
Notion erottaa tilauksen ja Notion credits -krediittien laskut toisistaan. Jos yritys ostaa molempia, tarkista molemmat asiakirjatyypit.
Laskutyypit Notionin ohjeessa →
Kuvitteellisessa esimerkissä David käyttää henkilökohtaista työtilaa ja yrityksen A maksullista työtilaa. Hän tarvitsee kirjanpitäjälle yrityksen syyskuun tilauksen sekä krediittioston tositteet. Hän pyytää molemmat yrityksen A työtilan omistajalta ja antaa kummallekin oman rivin. Henkilökohtaisen työtilan asiakirjaa hän ei lisää tähän toimitukseen.
Kirjoita pyyntö, joka voidaan käsitellä
Lähetä omistajalle: ”Lähetä yrityksen A työtilalle annettu syyskuun asiakirja ja erikseen mainitun krediittioston asiakirja. Tarvitsen alkuperäiset asiakirjat, en vain seuraavan laskutuksen esikatselua.”
Avaa saamasi tiedostot ja toimita ne työtilan nimen sekä ostotyypin kanssa. Jätä puuttuva erä merkityksi ”omistaja selvittää tuen kanssa”. Kirjanpitäjä näkee silloin, mihin työtilaan asiakirja kuuluu ja mitä vielä puuttuu, tutkimatta koko tiliäsi.