App-Verwaltung und Abrechnung sind unterschiedliche Aufgaben
Sie verwalten Jira oder Confluence, sehen aber keine Rechnungsliste. Unterscheiden Sie bei Atlassian zunächst die App-Verwaltung von der Verwaltung des Abrechnungskontos. In der neueren Abrechnung hat ein Organisations- oder Site-Administrator nicht unbedingt Zugriff auf Billing accounts, wenn ihm die Rechte eines Billing Admins fehlen.
Atlassian erklärt die Rollenunterschiede →
Halten Sie deshalb für die Suche den Firmennamen, die Adresse der genutzten Site und den gesuchten Zeitraum bereit. Ergänzen Sie die betroffenen Apps, etwa Jira und Confluence. Wenden Sie sich mit diesen Angaben an den aktuellen Abrechnungsadministrator.
Klären Sie zuerst das verwendete Abrechnungssystem
Im neueren System öffnet ein berechtigter Billing Admin admin.atlassian.com/billing, wählt das richtige Abrechnungskonto und anschließend Invoices. Beim gesuchten Beleg wählt er Download und erhält das PDF.
Atlassian beschreibt auch das ursprüngliche System über my.atlassian.com → Orders → PDF/Invoice für die zuständigen billing oder technical contacts. Sieht Ihre Umgebung anders aus, klären Sie das verwendete System mit dessen Administrator. Suchen Sie ohne diese Prüfung nicht die Menüpunkte des neuen Systems im alten Konto.
Prüfen Sie den Inhalt des gesamten PDFs
Vergleichen Sie im Dokument Rechnungsempfänger, Nummer, Datum, abgerechnete Dienste und Zeitraum. Laut Atlassian kann die Abrechnung Apps, Collections und Marketplace-Apps enthalten. Manche gemeinsam abgerechneten Käufe enthalten zudem eine Liste verknüpfter Abonnements. Bewahren Sie deshalb alle Seiten auf.
Je nach Zahlungsstatus kann das Dokument Tax invoice / Receipt oder Tax invoice heißen. Behalten Sie die Bezeichnung und den Inhalt des Anbieters bei. Allein der Status Paid oder Due zeigt nicht, ob Sie die richtige Unternehmensabrechnung ausgewählt haben.
Eine Abrechnung bedeutet nicht unbedingt eine App
In einem fiktiven Beispiel fordert Tereza Unterlagen für Jira und Confluence von Unternehmen A an. Der Billing Admin lädt ein Dokument herunter, das beide Dienste enthält. Tereza prüft die Positionen und erklärt in der Begleitnachricht, dass das PDF beide Anfragen abdeckt.
Wird eine App über ein anderes Konto oder einen anderen Anbieter abgerechnet, lässt sie dafür eine separate Position offen. Sie nimmt Vollständigkeit nicht allein deshalb an, weil dasselbe Team die Apps verwendet.
Bitten Sie den Abrechnungsadministrator um die Suche
Die Anfrage kann lauten: „Bitte sende mir die ursprüngliche PDF-Abrechnung für Jira und Confluence für die Site von Unternehmen A für September. Prüfe den richtigen billing account, gemeinsam abgerechnete Apps und mögliche separate Belege.“
Findet der Administrator das Dokument nicht, ergänzen Sie eine bekannte Bestellnummer oder die Nummer einer früheren Rechnung für die Klärung mit dem Support. Halten Sie bei der fehlenden Position fest, welche konkrete Person den nächsten Schritt übernimmt.
Übergeben Sie schließlich die vollständigen Dokumente und geben Sie an, welche angefragten Dienste sie abdecken. Die Buchhaltung muss den Zusammenhang zwischen Jira und Confluence dann nicht allein aus dem Namen des angemeldeten Administrators erschließen.