Appadministrasjon og fakturering er ulike oppgaver
Du administrerer Jira eller Confluence, men fakturalisten vises ikke. Skill først mellom appadministrasjon og administrasjon av faktureringskontoen hos Atlassian. I det forbedrede faktureringssystemet får ikke nødvendigvis en organisasjons- eller nettstedsadministrator tilgang til Billing accounts uten også å ha billing admin-rettigheter.
Atlassian forklarer forskjellene mellom roller →
For å finne bilagene tar du frem firmanavnet, adressen til nettstedet som brukes, og perioden du trenger. Legg til appene forespørselen gjelder, for eksempel Jira og Confluence. Kontakt den nåværende faktureringsadministratoren med disse opplysningene.
Avklar først hvilket faktureringssystem som brukes
I det forbedrede systemet åpner en autorisert billing admin admin.atlassian.com/billing, velger riktig faktureringskonto og deretter Invoices. Ved det aktuelle dokumentet velger administratoren Download og får PDF-en.
Atlassian beskriver også det opprinnelige systemet via my.atlassian.com → Orders → PDF/Invoice for de aktuelle billing eller technical contacts. Ser miljøet ditt annerledes ut, avklar systemet som brukes med administratoren. Ikke let etter valgene i det nye systemet i en gammel konto uten denne kontrollen.
Kontroller innholdet i hele PDF-en
Sammenlign kjøper, nummer, dato, fakturerte tjenester og periode i dokumentet. Atlassian oppgir at fakturaen kan inneholde apper, samlinger og Marketplace-apper. Noen kjøp som faktureres samlet, inneholder også en liste over tilknyttede abonnementer. Behold derfor alle sidene.
Dokumentet kan hete Tax invoice / Receipt eller Tax invoice avhengig av betalingsstatusen. Behold navnet og innholdet leverandøren har gitt. Statusen Paid eller Due alene forteller ikke om du har valgt riktig firmafaktura.
Én faktura betyr ikke nødvendigvis én app
I et hypotetisk eksempel ber Tereza om bilag for Jira og Confluence i firma A. Billing admin laster ned et dokument som inneholder begge tjenestene. Tereza kontrollerer postene og skriver i følgemeldingen at PDF-en dekker begge forespørslene.
Hvis én app faktureres av en annen konto eller leverandør, lar hun en egen post stå åpen for den. Hun antar ikke at bilagene er komplette bare fordi samme team bruker appene.
Be faktureringsadministratoren finne dokumentene
Forespørselen kan lyde: «Send meg gjerne den opprinnelige PDF-fakturaen for Jira og Confluence for nettstedet til firma A for september. Kontroller riktig billing account, apper som faktureres samlet, og eventuelle separate bilag.»
Finner ikke administratoren dokumentet, legg til et kjent bestillingsnummer eller nummeret på en tidligere faktura for avklaring med kundestøtte. Registrer hvem som er ansvarlig for neste steg ved den manglende posten.
Lever til slutt hele dokumentene og oppgi hvilke etterspurte tjenester de dekker. Regnskapsføreren trenger da ikke å utlede forholdet mellom Jira og Confluence bare fra navnet på administratoren som er logget inn.