Správa aplikácie a fakturácie sú odlišné
Spravujete Jira alebo Confluence, ale zoznam faktúr sa vám nezobrazuje. Pri Atlassiane najprv odlíšte správu aplikácie od správy fakturačného účtu. V novšej fakturácii nemusí administrátor organizácie alebo webu získať prístup k Billing accounts, ak nemá aj práva billing admina.
Atlassian vysvetľuje rozdiely medzi rolami →
Na dohľadanie preto pripravte názov firmy, adresu používaného webu a hľadané obdobie. Pridajte aplikácie, ktorých sa žiadosť týka, napríklad Jira a Confluence. S týmito údajmi oslovte súčasného správcu fakturácie.
Najprv určte používaný fakturačný systém
V novšom systéme oprávnený billing admin otvorí admin.atlassian.com/billing, vyberie správny fakturačný účet a potom Invoices. Pri hľadanom doklade zvolí Download a získa PDF.
Atlassian opisuje aj pôvodný systém cez my.atlassian.com → Orders → PDF/Invoice, určený príslušným billing alebo technical contacts. Ak vaše prostredie vyzerá inak, overte používaný systém s jeho správcom. Bez tejto kontroly nehľadajte položky nového systému v starom účte.
Skontrolujte obsah celého PDF
V dokumente porovnajte odberateľa, číslo, dátum, účtované služby a obdobie. Atlassian uvádza, že vyúčtovanie môže obsahovať aplikácie, kolekcie aj aplikácie Marketplace. Niektoré spoločne účtované nákupy obsahujú aj zoznam pripojených predplatných. Preto ponechajte všetky strany.
Dokument môže byť podľa stavu platby označený ako Tax invoice / Receipt alebo Tax invoice. Zachovajte názov a obsah poskytnutý dodávateľom. Samotný stav Paid alebo Due nehovorí, či ste vybrali správne firemné vyúčtovanie.
Jedno vyúčtovanie nemusí znamenať jednu aplikáciu
V modelovom príklade žiada Tereza o podklady za Jira a Confluence firmy A. Billing admin stiahne dokument, ktorý obsahuje obe služby. Tereza overí položky a do sprievodnej správy napíše, že PDF pokrýva obe požiadavky.
Ak je jedna aplikácia účtovaná iným účtom alebo dodávateľom, ponechá pre ňu samostatnú otvorenú položku. Nepredpokladá úplnosť iba preto, že názvy aplikácií používa rovnaký tím.
Dohľadanie zverte správcovi fakturácie
Žiadosť môže znieť: „Prosím o pôvodné PDF vyúčtovania za Jira a Confluence pre web firmy A za septembrové obdobie. Over správny billing account, spoločne účtované aplikácie a prípadné samostatné doklady.“
Ak správca dokument nenájde, doplňte známe číslo objednávky alebo predchádzajúcej faktúry, aby to mohol riešiť s podporou. Pri chýbajúcej položke evidujte konkrétneho človeka, ktorý urobí ďalší krok.
Napokon odovzdajte celé dokumenty a označte, ktoré požadované služby pokrývajú. Účtovník tak nemusí odhadovať vzťah Jira a Confluence iba podľa mena prihláseného administrátora.