Appadministration och fakturering är olika uppgifter
Du administrerar Jira eller Confluence, men fakturalistan visas inte. Skilj först mellan appadministration och administration av faktureringskontot hos Atlassian. I det förbättrade faktureringssystemet har en organisations- eller webbplatsadministratör inte nödvändigtvis åtkomst till Billing accounts utan att också ha billing admin-behörighet.
Atlassian förklarar skillnaderna mellan roller →
För att hitta underlagen tar du fram företagsnamnet, adressen till den använda webbplatsen och den sökta perioden. Lägg till apparna som förfrågan gäller, till exempel Jira och Confluence. Kontakta den nuvarande faktureringsadministratören med dessa uppgifter.
Fastställ först vilket faktureringssystem som används
I det förbättrade systemet öppnar en behörig billing admin admin.atlassian.com/billing, väljer rätt faktureringskonto och sedan Invoices. Vid det sökta dokumentet väljer administratören Download för att få PDF-filen.
Atlassian beskriver även det ursprungliga systemet via my.atlassian.com → Orders → PDF/Invoice för berörda billing eller technical contacts. Ser din miljö annorlunda ut, kontrollera vilket system som används med dess administratör. Leta inte efter det nya systemets alternativ i ett gammalt konto utan den kontrollen.
Kontrollera hela PDF-filens innehåll
Jämför köpare, nummer, datum, fakturerade tjänster och period i dokumentet. Atlassian anger att fakturan kan omfatta appar, samlingar och Marketplace-appar. Vissa gemensamt fakturerade köp innehåller också en lista över kopplade abonnemang. Behåll därför alla sidor.
Dokumentet kan heta Tax invoice / Receipt eller Tax invoice beroende på betalningsstatusen. Behåll namnet och innehållet som leverantören har gett. Enbart statusen Paid eller Due visar inte om du har valt rätt företagsfaktura.
En faktura betyder inte nödvändigtvis en app
I ett hypotetiskt exempel begär Tereza underlag för företag A:s Jira och Confluence. Billing admin laddar ned ett dokument med båda tjänsterna. Tereza kontrollerar posterna och skriver i följemeddelandet att PDF-filen täcker båda förfrågningarna.
Om en app faktureras via ett annat konto eller en annan leverantör lämnar hon en separat post öppen för den. Hon antar inte att underlagen är kompletta bara för att samma team använder apparna.
Be faktureringsadministratören hitta underlagen
Förfrågan kan lyda: ”Skicka gärna den ursprungliga PDF-fakturan för Jira och Confluence för företag A:s webbplats för september. Kontrollera rätt billing account, gemensamt fakturerade appar och eventuella separata dokument.”
Om administratören inte hittar dokumentet, lägg till ett känt beställningsnummer eller numret på en tidigare faktura för kontakten med supporten. Anteckna vid den saknade posten vilken person som ansvarar för nästa steg.
Lämna till sist över hela dokumenten och ange vilka efterfrågade tjänster de omfattar. Den som sköter redovisningen behöver då inte avgöra sambandet mellan Jira och Confluence enbart utifrån den inloggade administratörens namn.