Administracja aplikacji i rozliczenia to różne zadania
Administrujesz Jira lub Confluence, ale nie widzisz listy faktur. W Atlassian najpierw odróżnij administrację aplikacji od zarządzania kontem rozliczeniowym. W nowszym systemie administrator organizacji lub witryny nie musi mieć dostępu do Billing accounts, jeśli nie ma również praw billing admina.
Atlassian wyjaśnia różnice między rolami →
Do szukania dokumentów przygotuj nazwę firmy, adres używanej witryny i potrzebny okres. Dodaj aplikacje objęte prośbą, na przykład Jira i Confluence. Z tymi danymi identyfikacyjnymi zwróć się do obecnego administratora rozliczeń.
Najpierw ustal używany system rozliczeń
W nowszym systemie uprawniony billing admin otwiera admin.atlassian.com/billing, wybiera właściwe konto rozliczeniowe, a następnie Invoices. Przy szukanym dokumencie wybiera Download i otrzymuje PDF.
Atlassian opisuje też pierwotny system przez my.atlassian.com → Orders → PDF/Invoice dla odpowiednich billing lub technical contacts. Jeśli Twoje środowisko wygląda inaczej, sprawdź używany system z jego administratorem. Bez tej kontroli nie szukaj opcji nowego systemu na starym koncie.
Sprawdź zawartość całego PDF
Porównaj w dokumencie nabywcę, numer, datę, naliczone usługi i okres. Atlassian podaje, że rozliczenie może obejmować aplikacje, kolekcje i aplikacje Marketplace. Niektóre zakupy rozliczane wspólnie zawierają również listę powiązanych subskrypcji. Zachowaj więc wszystkie strony.
Dokument może nosić nazwę Tax invoice / Receipt albo Tax invoice zależnie od statusu płatności. Zachowaj nazwę i zawartość dostarczone przez usługodawcę. Sam status Paid lub Due nie mówi, czy wybrano właściwe rozliczenie firmowe.
Jedno rozliczenie nie musi oznaczać jednej aplikacji
W hipotetycznym przykładzie Tereza prosi o dokumenty za Jira i Confluence firmy A. Billing admin pobiera dokument obejmujący obie usługi. Tereza sprawdza pozycje i w wiadomości przewodniej zaznacza, że PDF pokrywa obie prośby.
Jeśli jedna aplikacja jest rozliczana z innego konta lub przez innego dostawcę, pozostawia dla niej osobną otwartą pozycję. Nie zakłada kompletności wyłącznie dlatego, że z aplikacji korzysta ten sam zespół.
Zleć poszukiwania administratorowi rozliczeń
Prośba może brzmieć: „Proszę o oryginalny PDF rozliczenia za Jira i Confluence dla witryny firmy A za wrzesień. Sprawdź właściwy billing account, aplikacje rozliczane wspólnie i ewentualne osobne dokumenty”.
Jeśli administrator nie znajdzie dokumentu, dodaj znany numer zamówienia lub wcześniejszej faktury do wyjaśnienia sprawy z pomocą techniczną. Przy brakującej pozycji zapisz konkretną osobę odpowiedzialną za kolejny krok.
Na koniec przekaż całe dokumenty i zaznacz, których usług wskazanych w prośbie dotyczą. Księgowość nie musi wtedy rozpoznawać związku między Jira i Confluence wyłącznie po nazwisku zalogowanego administratora.