Amministrazione delle app e fatturazione sono distinte
Amministri Jira o Confluence, ma non compare l’elenco delle fatture. In Atlassian, distingui innanzitutto l’amministrazione dell’app dalla gestione dell’account di fatturazione. Nel sistema di fatturazione migliorato, un amministratore dell’organizzazione o del sito potrebbe non accedere a Billing accounts se non ha anche i diritti di billing admin.
Atlassian spiega le differenze tra i ruoli →
Per cercare i documenti, prepara il nome dell’azienda, l’indirizzo del sito utilizzato e il periodo necessario. Aggiungi le app interessate dalla richiesta, per esempio Jira e Confluence. Rivolgiti all’attuale amministratore di fatturazione con questi dati identificativi.
Identifica prima il sistema di fatturazione utilizzato
Nel sistema migliorato, il billing admin autorizzato apre admin.atlassian.com/billing, seleziona l’account di fatturazione corretto e poi Invoices. Sceglie Download per il documento cercato e ottiene il PDF.
Atlassian descrive anche il sistema originale tramite my.atlassian.com → Orders → PDF/Invoice, destinato ai billing o technical contacts pertinenti. Se il tuo ambiente appare diverso, verifica il sistema utilizzato con il suo amministratore. Non cercare le opzioni del nuovo sistema in un vecchio account senza questo controllo.
Controlla il contenuto dell’intero PDF
Confronta nel documento il destinatario, il numero, la data, i servizi fatturati e il periodo. Atlassian indica che la fattura può contenere app, raccolte e app Marketplace. Alcuni acquisti fatturati insieme comprendono anche un elenco di abbonamenti collegati. Conserva quindi tutte le pagine.
Il documento può essere denominato Tax invoice / Receipt o Tax invoice in base allo stato del pagamento. Mantieni il nome e il contenuto forniti dal fornitore. Lo stato Paid o Due, da solo, non indica se hai scelto la fatturazione aziendale corretta.
Una fattura non significa necessariamente una sola app
In un esempio ipotetico, Tereza richiede i documenti per Jira e Confluence dell’azienda A. Il billing admin scarica un documento che contiene entrambi i servizi. Tereza controlla le voci e precisa nel messaggio di accompagnamento che il PDF copre entrambe le richieste.
Se un’app viene fatturata da un altro account o fornitore, mantiene per essa una voce separata aperta. Non presume che la documentazione sia completa solo perché lo stesso gruppo usa le app.
Affida la ricerca all’amministratore di fatturazione
Puoi scrivere: “Chiedo il PDF originale della fattura Jira e Confluence per il sito dell’azienda A per settembre. Verifica il billing account corretto, le app fatturate insieme ed eventuali documenti separati.”
Se l’amministratore non trova il documento, aggiungi un numero d’ordine noto o quello di una fattura precedente per contattare l’assistenza. Registra per la voce mancante la persona responsabile del prossimo passo.
Consegna infine i documenti completi e indica quali servizi richiesti coprono. Il commercialista non dovrà così dedurre la relazione tra Jira e Confluence soltanto dal nome dell’amministratore che ha effettuato l’accesso.