L’administration des applications et la facturation sont distinctes
Vous administrez Jira ou Confluence, mais la liste des factures ne s’affiche pas. Chez Atlassian, distinguez d’abord l’administration de l’application de celle du compte de facturation. Dans le système de facturation amélioré, un administrateur d’organisation ou de site n’a pas nécessairement accès à Billing accounts s’il n’a pas aussi les droits de billing admin.
Atlassian explique les différences entre les rôles →
Pour retrouver les pièces, préparez le nom de l’entreprise, l’adresse du site utilisé et la période recherchée. Ajoutez les applications concernées, par exemple Jira et Confluence. Contactez l’administrateur de facturation actuel avec ces éléments d’identification.
Identifiez d’abord le système de facturation utilisé
Dans le système amélioré, un billing admin autorisé ouvre admin.atlassian.com/billing, choisit le bon compte de facturation puis Invoices. Il sélectionne Download pour le document recherché et obtient le PDF.
Atlassian décrit aussi le système d’origine via my.atlassian.com → Orders → PDF/Invoice, destiné aux billing ou technical contacts concernés. Si votre environnement paraît différent, vérifiez le système utilisé avec son administrateur. Ne cherchez pas les options du nouveau système dans un ancien compte sans cette vérification.
Vérifiez le contenu du PDF entier
Comparez dans le document le destinataire, le numéro, la date, les services facturés et la période. Atlassian indique qu’une facture peut contenir des applications, des collections et des applications Marketplace. Certains achats facturés ensemble comportent aussi une liste d’abonnements liés. Conservez donc toutes les pages.
Selon le statut du paiement, le document peut porter le titre Tax invoice / Receipt ou Tax invoice. Gardez le nom et le contenu fournis par le prestataire. Le statut Paid ou Due ne suffit pas à savoir si vous avez choisi la bonne facture de l’entreprise.
Une facture ne correspond pas nécessairement à une seule application
Dans un exemple fictif, Tereza demande les pièces de Jira et Confluence pour l’entreprise A. Le billing admin télécharge un document contenant les deux services. Tereza vérifie les lignes et précise dans son message d’accompagnement que le PDF couvre les deux demandes.
Si une application est facturée par un autre compte ou fournisseur, elle garde une ligne distincte en attente. Elle ne suppose pas que les pièces sont complètes simplement parce que la même équipe utilise les applications.
Confiez la recherche à l’administrateur de facturation
La demande peut être formulée ainsi : « Peux-tu m’envoyer le PDF original de la facture Jira et Confluence pour le site de l’entreprise A, pour septembre ? Vérifie le bon billing account, les applications facturées ensemble et les éventuelles pièces distinctes. »
Si l’administrateur ne trouve pas le document, ajoutez un numéro de commande connu ou celui d’une facture antérieure pour contacter l’assistance. Notez, pour la pièce manquante, la personne chargée de la prochaine démarche.
Transmettez enfin les documents complets en indiquant les services demandés qu’ils couvrent. Le comptable n’aura pas à déduire le lien entre Jira et Confluence du seul nom de l’administrateur connecté.