Appadministration og fakturering er forskellige opgaver
Du administrerer Jira eller Confluence, men fakturalisten vises ikke. Skeln først mellem appadministration og administration af faktureringskontoen hos Atlassian. I det forbedrede faktureringssystem har en organisations- eller webstedsadministrator ikke nødvendigvis adgang til Billing accounts uden også at have billing admin-rettigheder.
Atlassian forklarer forskellene mellem roller →
For at finde bilagene skal du have virksomhedens navn, adressen på det anvendte websted og den ønskede periode klar. Tilføj de apps, som anmodningen vedrører, eksempelvis Jira og Confluence. Kontakt den nuværende faktureringsadministrator med disse oplysninger.
Afklar først, hvilket faktureringssystem der bruges
I det forbedrede system åbner en autoriseret billing admin admin.atlassian.com/billing, vælger den rette faktureringskonto og derefter Invoices. Ved det ønskede dokument vælger administratoren Download og får PDF-filen.
Atlassian beskriver også det oprindelige system via my.atlassian.com → Orders → PDF/Invoice for de relevante billing eller technical contacts. Ser dit miljø anderledes ud, så afklar med administratoren, hvilket system der bruges. Led ikke efter det nye systems muligheder i en gammel konto uden den kontrol.
Kontrollér indholdet i hele PDF-filen
Sammenlign køber, nummer, dato, fakturerede tjenester og periode i dokumentet. Atlassian oplyser, at fakturaen kan indeholde apps, samlinger og Marketplace-apps. Nogle køb, der faktureres samlet, indeholder også en liste over tilknyttede abonnementer. Behold derfor alle sider.
Dokumentet kan hedde Tax invoice / Receipt eller Tax invoice afhængigt af betalingsstatussen. Behold navnet og indholdet fra leverandøren. Statussen Paid eller Due alene fortæller ikke, om du har valgt den rette virksomhedsfaktura.
Én faktura betyder ikke nødvendigvis én app
I et tænkt eksempel beder Tereza om bilag for virksomhed A’s Jira og Confluence. Billing admin downloader et dokument med begge tjenester. Tereza kontrollerer posterne og skriver i følgebeskeden, at PDF-filen dækker begge anmodninger.
Hvis en app faktureres via en anden konto eller leverandør, lader hun en særskilt post stå åben for den. Hun antager ikke, at bilagene er komplette, blot fordi det samme team bruger appsene.
Bed faktureringsadministratoren finde dokumenterne
Anmodningen kan lyde: »Vil du sende den oprindelige PDF-faktura for Jira og Confluence for virksomhed A’s websted for september? Kontrollér den rette billing account, apps der faktureres samlet, og eventuelle særskilte bilag.«
Finder administratoren ikke dokumentet, så tilføj et kendt ordrenummer eller nummeret på en tidligere faktura til afklaring med support. Notér ved den manglende post, hvilken konkret person der tager næste skridt.
Aflever til sidst de hele dokumenter, og angiv hvilke efterspurgte tjenester de dækker. Bogholderen behøver dermed ikke udlede forholdet mellem Jira og Confluence alene ud fra navnet på den administrator, der er logget ind.