Administrar aplicações e gerir a faturação são tarefas distintas
Administra o Jira ou o Confluence, mas a lista de faturas não aparece. Na Atlassian, distinga primeiro a administração da aplicação da gestão da conta de faturação. No sistema de faturação melhorado, um administrador da organização ou do site pode não aceder a Billing accounts se não tiver também direitos de billing admin.
A Atlassian explica as diferenças entre papéis →
Para encontrar os documentos, prepare o nome da empresa, o endereço do site utilizado e o período pretendido. Acrescente as aplicações a que o pedido se refere, por exemplo Jira e Confluence. Contacte o atual administrador de faturação com estes dados de identificação.
Identifique primeiro o sistema de faturação utilizado
No sistema melhorado, o billing admin autorizado abre admin.atlassian.com/billing, escolhe a conta de faturação correta e depois Invoices. Seleciona Download no documento pretendido e obtém o PDF.
A Atlassian também descreve o sistema original através de my.atlassian.com → Orders → PDF/Invoice, para os billing ou technical contacts correspondentes. Se o seu ambiente tiver outro aspeto, confirme com o administrador qual o sistema utilizado. Não procure as opções do sistema novo numa conta antiga sem esta verificação.
Verifique o conteúdo do PDF completo
Compare no documento o destinatário, o número, a data, os serviços faturados e o período. A Atlassian indica que a fatura pode incluir aplicações, coleções e aplicações Marketplace. Algumas compras faturadas em conjunto incluem também uma lista de subscrições associadas. Conserve, por isso, todas as páginas.
O documento pode chamar-se Tax invoice / Receipt ou Tax invoice, consoante o estado do pagamento. Mantenha o nome e o conteúdo fornecidos pelo fornecedor. O estado Paid ou Due, por si só, não indica se escolheu a faturação empresarial correta.
Uma fatura não significa necessariamente uma aplicação
Num exemplo hipotético, Tereza pede os documentos do Jira e do Confluence da empresa A. O billing admin descarrega um documento que inclui ambos os serviços. Tereza verifica as rubricas e explica na mensagem de acompanhamento que o PDF abrange os dois pedidos.
Se uma aplicação for faturada por outra conta ou fornecedor, deixa uma rubrica separada em aberto. Não pressupõe que a documentação está completa apenas porque a mesma equipa usa as aplicações.
Peça ao administrador de faturação que procure os documentos
O pedido pode dizer: «Podes enviar-me o PDF original da fatura do Jira e do Confluence para o site da empresa A referente a setembro? Verifica o billing account correto, as aplicações faturadas em conjunto e os eventuais documentos separados.»
Se o administrador não encontrar o documento, acrescente um número de encomenda conhecido ou o de uma fatura anterior para tratar do assunto com o apoio. Registe, para a rubrica em falta, a pessoa responsável pelo próximo passo.
Por fim, entregue os documentos completos e indique quais os serviços pedidos que abrangem. O contabilista não terá de deduzir a relação entre Jira e Confluence apenas a partir do nome do administrador com sessão iniciada.