Sovelluksen ylläpito ja laskutus ovat eri tehtäviä
Ylläpidät Jiraa tai Confluencea, mutta laskuluettelo ei näy. Erota Atlassianissa ensin sovelluksen ylläpito laskutustilin hallinnasta. Uudistetussa laskutusjärjestelmässä organisaation tai sivuston ylläpitäjä ei välttämättä pääse Billing accounts -osioon, ellei hänellä ole myös billing admin -oikeuksia.
Atlassian selittää roolien erot →
Kirjaa tositteiden etsimistä varten yrityksen nimi, käytetyn sivuston osoite ja tarvittava ajanjakso. Lisää sovellukset, joita pyyntö koskee, esimerkiksi Jira ja Confluence. Ota näiden tietojen kanssa yhteyttä nykyiseen laskutuksen ylläpitäjään.
Selvitä ensin käytössä oleva laskutusjärjestelmä
Uudistetussa järjestelmässä oikeudet omaava billing admin avaa admin.atlassian.com/billing, valitsee oikean laskutustilin ja sitten Invoices. Hän valitsee etsityn dokumentin kohdalta Download ja saa PDF:n.
Atlassian kuvaa myös alkuperäisen järjestelmän reitin my.atlassian.com → Orders → PDF/Invoice, joka on tarkoitettu asianomaisille billing tai technical contacts -yhteyshenkilöille. Jos ympäristösi näyttää erilaiselta, tarkista käytössä oleva järjestelmä ylläpitäjältä. Älä etsi uuden järjestelmän vaihtoehtoja vanhalta tililtä ilman tätä tarkistusta.
Tarkista koko PDF:n sisältö
Vertaa dokumentista ostajaa, numeroa, päivämäärää, laskutettuja palveluja ja ajanjaksoa. Atlassian kertoo, että lasku voi sisältää sovelluksia, kokoelmia ja Marketplace-sovelluksia. Joissakin yhdessä laskutetuissa ostoksissa on myös luettelo liitetyistä tilauksista. Säilytä siksi kaikki sivut.
Dokumentin nimi voi maksun tilan mukaan olla Tax invoice / Receipt tai Tax invoice. Säilytä toimittajan antama nimi ja sisältö. Pelkkä Paid- tai Due-tila ei kerro, oletko valinnut oikean yrityksen laskun.
Yksi lasku ei välttämättä tarkoita yhtä sovellusta
Kuvitteellisessa esimerkissä Tereza pyytää aineiston yritys A:n Jirasta ja Confluencesta. Billing admin lataa dokumentin, joka sisältää molemmat palvelut. Tereza tarkistaa rivit ja kertoo saatteessa, että PDF kattaa molemmat pyynnöt.
Jos toinen sovellus laskutetaan eri tililtä tai eri toimittajan kautta, hän jättää sille erillisen avoimen kohdan. Hän ei oleta aineistoa täydelliseksi vain siksi, että sama tiimi käyttää sovelluksia.
Pyydä laskutuksen ylläpitäjää etsimään dokumentit
Pyyntö voi kuulua: ”Lähettäisitkö alkuperäisen PDF-laskun Jirasta ja Confluencesta yritys A:n sivustolle syyskuulta? Tarkista oikea billing account, yhdessä laskutetut sovellukset ja mahdolliset erilliset tositteet.”
Jos ylläpitäjä ei löydä dokumenttia, lisää tiedossa oleva tilausnumero tai aiemman laskun numero tuen kanssa selvittämistä varten. Kirjaa puuttuvaan kohtaan henkilö, joka vastaa seuraavasta vaiheesta.
Luovuta lopuksi kokonaiset dokumentit ja ilmoita, mitkä pyydetyt palvelut ne kattavat. Kirjanpitäjän ei näin tarvitse päätellä Jiran ja Confluencen yhteyttä pelkästä kirjautuneen ylläpitäjän nimestä.