Appbeheer en facturatie zijn verschillende taken
Je beheert Jira of Confluence, maar ziet geen factuurlijst. Maak bij Atlassian eerst onderscheid tussen appbeheer en het beheer van een facturatieaccount. In de verbeterde facturatie heeft een organisatie- of sitebeheerder niet noodzakelijk toegang tot Billing accounts zonder ook billing admin-rechten te hebben.
Atlassian legt de rolverschillen uit →
Noteer voor de zoektocht de bedrijfsnaam, het adres van de gebruikte site en de benodigde periode. Voeg de apps toe waarop de aanvraag betrekking heeft, zoals Jira en Confluence. Benader de huidige facturatiebeheerder met deze gegevens.
Bepaal eerst welk facturatiesysteem wordt gebruikt
In het verbeterde systeem opent een bevoegde billing admin admin.atlassian.com/billing, kiest het juiste facturatieaccount en vervolgens Invoices. Bij het benodigde document kiest die Download om de PDF te verkrijgen.
Atlassian beschrijft ook het oorspronkelijke systeem via my.atlassian.com → Orders → PDF/Invoice, voor de betreffende billing of technical contacts. Ziet jouw omgeving er anders uit, controleer dan met de beheerder welk systeem wordt gebruikt. Zoek zonder die controle geen opties van het nieuwe systeem in een oud account.
Controleer de inhoud van de volledige PDF
Vergelijk in het document afnemer, nummer, datum, gefactureerde diensten en periode. Volgens Atlassian kan een factuur apps, collecties en Marketplace-apps bevatten. Sommige gezamenlijk gefactureerde aankopen bevatten ook een lijst met gekoppelde abonnementen. Bewaar daarom alle pagina’s.
Afhankelijk van de betaalstatus kan het document Tax invoice / Receipt of Tax invoice heten. Behoud de naam en inhoud die de leverancier heeft verstrekt. Alleen de status Paid of Due vertelt niet of je de juiste bedrijfsfactuur hebt gekozen.
Eén factuur betekent niet noodzakelijk één app
In een fictief voorbeeld vraagt Tereza om de documenten voor Jira en Confluence van bedrijf A. De billing admin downloadt een document met beide diensten. Tereza controleert de regels en vermeldt in haar begeleidende bericht dat de PDF beide aanvragen dekt.
Wordt één app via een ander account of een andere leverancier gefactureerd, dan houdt ze daarvoor een afzonderlijke post open. Ze neemt volledigheid niet aan alleen omdat hetzelfde team de apps gebruikt.
Vraag de facturatiebeheerder de documenten te vinden
Je aanvraag kan luiden: “Wil je de oorspronkelijke PDF-factuur voor Jira en Confluence voor de site van bedrijf A voor september sturen? Controleer het juiste billing account, gezamenlijk gefactureerde apps en eventuele afzonderlijke documenten.”
Vindt de beheerder het document niet, voeg dan een bekend bestelnummer of nummer van een eerdere factuur toe voor overleg met ondersteuning. Noteer bij de ontbrekende post wie de volgende stap uitvoert.
Geef uiteindelijk de volledige documenten door en vermeld welke gevraagde diensten ze dekken. De boekhouder hoeft de relatie tussen Jira en Confluence dan niet alleen af te leiden uit de naam van de ingelogde beheerder.