Administrarea aplicației și facturarea sunt sarcini diferite
Administrezi Jira sau Confluence, dar lista facturilor nu apare. La Atlassian, deosebește mai întâi administrarea aplicației de administrarea contului de facturare. În sistemul de facturare îmbunătățit, un administrator de organizație sau site poate să nu aibă acces la Billing accounts dacă nu are și drepturi de billing admin.
Atlassian explică diferențele dintre roluri →
Pentru a găsi documentele, pregătește numele firmei, adresa site-ului utilizat și perioada căutată. Adaugă aplicațiile la care se referă cererea, de exemplu Jira și Confluence. Contactează administratorul actual de facturare cu aceste date de identificare.
Identifică mai întâi sistemul de facturare utilizat
În sistemul îmbunătățit, un billing admin autorizat deschide admin.atlassian.com/billing, alege contul de facturare corect și apoi Invoices. Selectează Download la documentul căutat și obține PDF-ul.
Atlassian descrie și sistemul original prin my.atlassian.com → Orders → PDF/Invoice, destinat persoanelor desemnate ca billing contacts sau technical contacts. Dacă mediul tău arată diferit, verifică sistemul folosit cu administratorul său. Nu căuta opțiunile sistemului nou într-un cont vechi fără această verificare.
Verifică întregul conținut al PDF-ului
Compară în document beneficiarul, numărul, data, serviciile facturate și perioada. Atlassian precizează că factura poate conține aplicații, colecții și aplicații Marketplace. Unele achiziții facturate împreună includ și o listă de abonamente asociate. Păstrează, prin urmare, toate paginile.
Documentul poate fi numit Tax invoice / Receipt sau Tax invoice în funcție de starea plății. Păstrează numele și conținutul oferite de furnizor. Starea Paid sau Due nu spune singură dacă ai ales facturarea corectă a firmei.
O factură nu înseamnă neapărat o singură aplicație
Într-un exemplu ipotetic, Tereza solicită documentele pentru Jira și Confluence ale firmei A. Billing admin descarcă un document care conține ambele servicii. Tereza verifică pozițiile și precizează în mesajul de însoțire că PDF-ul acoperă ambele cereri.
Dacă o aplicație este facturată de alt cont sau furnizor, lasă pentru ea o poziție separată deschisă. Nu presupune că documentația este completă doar pentru că aceeași echipă folosește aplicațiile.
Cere administratorului de facturare să găsească documentele
Cererea poate suna astfel: „Te rog să-mi trimiți PDF-ul original al facturii pentru Jira și Confluence pentru site-ul firmei A, pentru septembrie. Verifică contul de facturare (billing account) corect, aplicațiile facturate împreună și eventualele documente separate.”
Dacă administratorul nu găsește documentul, adaugă un număr de comandă cunoscut sau numărul unei facturi anterioare pentru clarificarea cu asistența. Înregistrează pentru poziția lipsă persoana concretă responsabilă de următorul pas.
La final, predă documentele complete și indică ce servicii solicitate acoperă. Contabilul nu va trebui astfel să deducă legătura dintre Jira și Confluence doar din numele administratorului conectat.