Die Beträge müssen nicht in derselben Währung stehen
Die Rechnung ist in Euro ausgestellt, auf dem Kontoauszug sehen Sie jedoch tschechische Kronen. Die Suche nach dem genauen Kronenbetrag in Ihren E-Mails bleibt erfolglos, und bei der Übergabe ist unklar, ob beide Belege zusammengehören. Statt nach zwei gleichen Zahlen zu suchen, hilft es, den Weg zwischen Einkauf, Rechnung und Zahlung nachzuvollziehen.
Beginnen Sie mit dem Originalbeleg und dem tatsächlichen Zahlungsnachweis. Bewahren Sie aus beiden den jeweiligen Betrag, die Währung, das Datum und die verfügbare Kennung. Ergänzen Sie keine eigene Umrechnung in der Originalrechnung.
Suchen Sie eine Verbindung, die Sie belegen können
Prüfen Sie Bestellnummer, Rechnungsnummer, Kundenkonto und Zahlungsbeschreibung. Eine Bestellbestätigung kann den vertrauten Namen der Leistung mit einem anderen Namen auf dem Kontoauszug verbinden. Prüfen Sie bei einem laufenden Abonnement auch den Zeitraum: Derselbe Anbieter und ein ähnlicher Betrag bedeuten nicht unbedingt, dass es sich um den richtigen Monat handelt.
Wenn Sie über einen Zahlungsdienstleister bezahlt haben, berücksichtigen Sie auch dessen Transaktion. Beispielsweise unterscheidet PayPal im Bericht Activity Download zwischen Währung, Bruttobetrag, Gebühr, Nettobetrag und Transaktionskennung. Das sind verschiedene Angaben, die nicht zu einer einzigen Zahl zusammengefasst werden sollten. Ihre Bedeutung erläutert die Dokumentation des PayPal-Berichts.
Dokumentation des PayPal-Berichts →
Vereinbaren Sie mit der Buchhaltung, welchen Auszug oder Export sie für diesen Einkauf braucht. Schicken Sie ihn mit der Originalrechnung und der verfügbaren Verbindung. Wählen Sie keine beliebige Zeile aus, nur weil ihr Betrag ungefähr richtig aussieht.
Trennen Sie eine bestätigte Verbindung von einer Ähnlichkeit
In einem fiktiven Beispiel haben Sie eine Rechnung über 120 EUR für eine jährliche Leistung und auf dem Kontoauszug eine ausgehende Zahlung über 3.060 CZK. In der Bestellbestätigung finden Sie dieselbe Bestellnummer wie auf der Rechnung sowie den Bezug zur Transaktion des Zahlungsdienstleisters. Sie können die Belege deshalb mit einer kurzen Notiz an die Buchhaltung geben:
„Rechnung und Zahlung sind in unterschiedlichen Währungen angegeben. Ich füge die Originalrechnung in EUR, den zugehörigen Auszug in CZK und die Bestellbestätigung bei, die beide verbindet. Die Beträge habe ich weder geändert noch umgerechnet.“
Wenn Ihnen eine gemeinsame Kennung fehlt und Sie die Verbindung nur anhand des Namens und des Zeitpunkts vermuten, schreiben Sie das ausdrücklich. Sie können ergänzen: „Diese Zahlung könnte dazugehören, aber ich habe den Zusammenhang nicht bestätigt.“ Die Buchhaltung erhält einen Anhaltspunkt zur Prüfung, keine Vermutung, die als abgeschlossene Zuordnung dargestellt wird.
Wenn die Differenz weiterhin unklar bleibt
Prüfen Sie zuerst, ob Sie den gesamten Einkauf, einen Teil davon, eine Vorauszahlung oder eine Erstattung suchen. Wenn Ihnen ein Beleg zur Erklärung der Differenz fehlt, fragen Sie den Anbieter oder Zahlungsdienstleister nach der konkreten Bestellung und Transaktion. Ändern Sie den Rechnungsbetrag nicht, um ihn dem Kontoauszug anzugleichen.
Den allgemeinen Weg zur Nachverfolgung erklärt auch der Artikel Das Geld ist überwiesen. Warum braucht die Buchhaltung trotzdem einen Beleg? Ergänzen Sie bei unterschiedlichen Währungen die Originalangaben jeder Quelle und eine klar beschriebene Verbindung. Die Wahl des Wechselkurses und die buchhalterische Verarbeitung besprechen Sie anschließend mit der Buchhaltung anhand der konkreten Situation.
Das Geld ist überwiesen. Warum braucht die Buchhaltung trotzdem einen Beleg? →