Kwoty nie muszą być w tej samej walucie
Faktura jest wystawiona w euro, ale na wyciągu bankowym widzisz korony czeskie. Wyszukiwanie dokładnej kwoty w koronach w e-mailach nic nie daje, a przy przekazaniu dokumentów nie wiadomo, czy dotyczą tej samej transakcji. Lepiej odtworzyć drogę między zakupem, fakturą i płatnością niż szukać dwóch identycznych liczb.
Zacznij od oryginalnego dokumentu i rzeczywistego zapisu płatności. Zachowaj kwotę, walutę, datę i dostępny identyfikator każdego z nich. Nie dopisuj własnego przeliczenia do oryginalnej faktury.
Szukaj powiązania, które możesz udokumentować
Sprawdź numer zamówienia, numer faktury, konto klienta i opis płatności. Potwierdzenie zamówienia może połączyć znaną nazwę usługi z inną nazwą na wyciągu. Przy cyklicznej subskrypcji sprawdź również okres: ten sam dostawca i podobna kwota nie muszą oznaczać właściwego miesiąca.
Jeśli płacono przez pośrednika, uwzględnij też jego transakcję. Na przykład PayPal w raporcie Activity Download rozróżnia walutę, kwotę brutto, opłatę, kwotę netto i identyfikator transakcji. To różne dane, których nie należy łączyć w jedną liczbę. Ich znaczenie wyjaśnia dokumentacja raportu PayPal.
Ustal z księgową, jakiego wyciągu lub eksportu potrzebuje dla tego zakupu. Prześlij go razem z oryginalną fakturą i dostępnym powiązaniem. Nie wybieraj przypadkowego wiersza tylko dlatego, że kwota wygląda mniej więcej właściwie.
Oddziel potwierdzone powiązanie od podobieństwa
W fikcyjnym przykładzie masz fakturę za roczną usługę na 120 EUR i płatność wychodzącą w wysokości 3 060 CZK na wyciągu. W potwierdzeniu zamówienia znajduje się ten sam numer zamówienia co na fakturze oraz powiązanie z transakcją usługi płatniczej. Możesz więc przekazać księgowej dokumenty z krótką notatką:
„Faktura i płatność są w różnych walutach. Dołączam oryginalną fakturę w EUR, powiązany wyciąg w CZK i potwierdzenie zamówienia, które je łączy. Kwot nie zmieniano ani nie przeliczano”.
Jeśli nie masz wspólnego identyfikatora i przypuszczasz, że dokumenty są powiązane tylko na podstawie nazwy i czasu, napisz to wyraźnie. Możesz dodać: „Uważam, że ta płatność może mieć związek z zakupem, ale nie zostało to potwierdzone”. Księgowa otrzyma wskazówkę do sprawdzenia, a nie przypuszczenie przedstawione jako zakończone dopasowanie.
Gdy różnica nadal nie ma wyjaśnienia
Najpierw sprawdź, czy szukasz całego zakupu, jego części, zaliczki czy zwrotu. Jeśli nie masz dokumentu wyjaśniającego różnicę, zapytaj dostawcę lub usługę płatniczą o konkretne zamówienie i transakcję. Nie przepisuj kwoty na fakturze, aby zgadzała się z wyciągiem.
Ogólny sposób poszukiwania wyjaśnia także artykuł Pieniądze wyszły z konta. Dlaczego księgowa nadal potrzebuje dokumentu? Przy różnych walutach dodaj oryginalne dane z każdego źródła i jasno opisane powiązanie. Wybór kursu oraz sposób ujęcia księgowego omów następnie z księgową odpowiednio do konkretnej sytuacji.
Pieniądze wyszły z konta. Dlaczego księgowa nadal potrzebuje dokumentu? →