Potwierdzenie rezerwacji a dokument za pobyt
Rezerwujesz nocleg przez Booking.com i masz potwierdzenie w e-mailu. Gdy księgowość potrzebuje faktury za pobyt, nie przekazuj automatycznie pierwszego załącznika. Najpierw sprawdź treść dokumentu i jego wystawcę.
Booking.com for Business podaje, że fakturę za nocleg dostarcza bezpośrednio obiekt. Potwierdzenie rezerwacji i ewentualny dokument płatności służą innym celom.
Przygotuj dane dla obiektu
Zapisz numer rezerwacji, imię i nazwisko gościa, nazwę obiektu i daty pobytu. Dodaj dane nabywcy uzgodnione z księgowością: nazwę firmy, adres i inne informacje do sprawdzenia przez obiekt.
Warto poprosić o dokument już podczas organizowania wyjazdu służbowego. Nie trzeba wtedy po wyjeździe ustalać, na kogo go wystawić. Jeśli podróż już się zakończyła, użyj tych samych dokładnych danych w późniejszej prośbie.
Wyślij prośbę przy rezerwacji noclegu
Pomoc Booking.com for Business opisuje Bookings and trips, wybór rezerwacji noclegu i Request invoice. Prośba trafia bezpośrednio do obiektu. Przy zwykłym koncie lub innym interfejsie użyj kontaktu przypisanego do rezerwacji i napisz do obiektu.
Wiadomość może brzmieć: „Proszę o dokument za pobyt od X do Y, rezerwacja Z, gość Jana. Przygotowujemy dokumenty dla firmy A; wymagane dane nabywcy znajdują się poniżej. Proszę potwierdzić, czy dokument można wysłać na ten adres”.
Obiekt musi sprawdzić prośbę względem rzeczywistego pobytu i swojego sposobu działania. Instrukcja rezerwacji nie gwarantuje określonej treści dokumentu w każdym kraju.
Zachowaj potwierdzenie jako powiązany dokument
W przykładzie hipotetycznym Jana ma po podróży służbowej potwierdzenie rezerwacji i zapis płatności. Księgowość prosi też o dokument za pobyt. Jana kontaktuje się z hotelem i pozostawia na liście „faktura za nocleg — zamówiona”.
Po otrzymaniu porównuje gościa lub nabywcę, daty pobytu, kwotę i dodatkowo naliczone usługi. Zachowuje potwierdzenie rezerwacji jako powiązany dokument, ale nie zmienia jego nazwy na brakującą fakturę hotelową.
Jeśli dokument nie obejmuje na przykład usługi opłaconej osobno, sprawdza w obiekcie, skąd uzyskać jej dokument. Kompletność przekazania ocenia według rzeczywistych pozycji, a nie jednej łącznej kwoty rezerwacji.
Gdy obiekt nie odpowiada
Ponów prośbę z pierwotnym numerem rezerwacji i datą pierwszego kontaktu. Jeśli potrzebujesz pomocy w kontakcie z obiektem, Booking.com odsyła do obsługi klienta. Zapisuj, kto zajmuje się brakującym dokumentem.
Przekaż księgowości dostępne oryginały i wskaż, co nadal czeka na obiekt. Ten sposób dotyczy noclegów; bilety lotnicze i wynajem auta mają własnych dostawców oraz drogi uzyskania dokumentów.