Conferma di prenotazione e documento del soggiorno
Hai prenotato un alloggio su Booking.com e ricevuto la conferma via e-mail. Se la contabilità chiede la fattura del soggiorno, non inoltrare automaticamente il primo allegato. Controlla prima contenuto ed emittente del documento.
Per l’alloggio, Booking.com for Business specifica che la fattura viene fornita direttamente dalla struttura. La conferma di prenotazione e l’eventuale documento di pagamento hanno altri scopi.
Prepara i dati per la struttura
Elenca numero di prenotazione, nome dell’ospite, struttura e date del soggiorno. Aggiungi i dati del cliente concordati con la contabilità: ragione sociale, indirizzo e altre informazioni che la struttura deve verificare.
Conviene chiedere il documento già quando organizzi il soggiorno di lavoro. Non dovrai così capire dopo la partenza a chi intestarlo. Se il viaggio è terminato, usa gli stessi riferimenti precisi nella richiesta successiva.
Invia la richiesta dalla prenotazione dell’alloggio
L’assistenza Booking.com for Business descrive Bookings and trips, la selezione della prenotazione dell’alloggio e Request invoice. La richiesta arriva direttamente alla struttura. Con un account ordinario o comandi diversi, usa il contatto della prenotazione e scrivi alla struttura.
Procedura per richiedere il documento →
Il messaggio può essere: «Chiedo il documento del soggiorno dal X al Y, prenotazione Z, ospite Jana. Prepariamo i documenti per l’azienda A; i dati del cliente richiesti sono riportati sotto. Confermate se potete inviare il documento a questo indirizzo».
La struttura deve verificare la richiesta in base al soggiorno effettivo e alle proprie modalità operative. Le istruzioni di prenotazione non garantiscono un contenuto specifico del documento in ogni paese.
Conserva la conferma come documento collegato
In un esempio ipotetico, dopo il viaggio di lavoro Jana ha la conferma di prenotazione e una registrazione del pagamento. La contabilità chiede anche il documento del soggiorno. Jana contatta l’hotel e mantiene «fattura dell’alloggio — richiesta» nell’elenco.
Quando riceve il documento, confronta ospite o cliente, date, importo ed eventuali servizi aggiuntivi addebitati. Conserva la conferma come documento collegato, senza rinominarla come fattura dell’hotel mancante.
Se il documento non copre, per esempio, un servizio pagato separatamente, verifica con la struttura dove ottenerne il giustificativo. La completezza della consegna dipende dalle voci effettive, non da un unico totale della prenotazione.
Se la struttura non risponde
Ripeti la richiesta con numero originale di prenotazione e data del primo contatto. Per aiutarti a contattare la struttura, Booking.com rimanda al servizio clienti. Tieni traccia di chi segue il documento mancante.
Consegna alla contabilità gli originali disponibili e indica cosa rimane in attesa della struttura. La procedura riguarda l’alloggio; voli e autonoleggi hanno fornitori e percorsi documentali propri.