Potvrdenie rezervácie a doklad za pobyt
Ubytovanie ste rezervovali cez Booking.com a v e-maile máte potvrdenie. Keď účtovník potrebuje faktúru za pobyt, neposielajte mu automaticky prvú prílohu. Najprv overte, čo dokument obsahuje a kto ho vydal.
Booking.com for Business pri ubytovaní uvádza, že faktúru poskytuje priamo ubytovacie zariadenie. Potvrdenie rezervácie a prípadný doklad k platbe majú iný účel.
Pripravte údaje pre ubytovateľa
Spíšte číslo rezervácie, meno hosťa, názov ubytovania a termín pobytu. Pridajte údaje odberateľa podľa dohody s účtovníkom: názov firmy, adresu a ďalšie údaje, ktoré má zariadenie overiť.
O doklad je užitočné požiadať už pri dohadovaní pracovného pobytu. Až po odchode tak nebudete zisťovať, na koho ho vystaviť. Ak sa cesta už skončila, použite rovnakú presnú identifikáciu v dodatočnej žiadosti.
Žiadosť pošlite cez rezerváciu ubytovania
Pomoc Booking.com for Business opisuje Bookings and trips, výber ubytovacej rezervácie a Request invoice. Žiadosť ide priamo ubytovateľovi. Pri bežnom účte alebo inom ovládaní použite kontakt k príslušnej rezervácii a napíšte zariadeniu.
Správa môže znieť: „Prosím o doklad za pobyt od X do Y, rezervácia číslo Z, hosť Jana. Podklady pripravujeme pre firmu A; požadované údaje odberateľa sú uvedené nižšie. Prosím potvrďte, či môžete dokument poslať na túto adresu.“
Zariadenie musí žiadosť overiť podľa skutočného pobytu a svojho režimu. Rezervačný návod nie je zárukou konkrétneho obsahu dokladu v každej krajine.
Potvrdenie rezervácie zachovajte ako súvisiaci podklad
V modelovom príklade má Jana po pracovnej ceste potvrdenie rezervácie a záznam platby. Účtovník žiada aj doklad za pobyt. Jana kontaktuje hotel a v zozname nechá „faktúra za ubytovanie – vyžiadaná“.
Po doručení porovná hosťa či odberateľa, termín, sumu a ďalšie účtované služby. Potvrdenie rezervácie zachová ako súvisiaci podklad, ale nepremenuje ho na chýbajúcu hotelovú faktúru.
Ak doklad nepokrýva napríklad samostatne zaplatenú službu, overí u ubytovateľa, kde získa jej dokument. Úplnosť odovzdania posudzuje podľa skutočných položiek, nie jednej celkovej sumy rezervácie.
Keď ubytovateľ neodpovedá
Zopakujte žiadosť s pôvodným číslom rezervácie a dátumom prvého kontaktu. Ak potrebujete pomoc s kontaktovaním zariadenia, pomoc Booking.com odkazuje na zákaznícky servis. Evidujte, kto chýbajúci podklad rieši.
Účtovníkovi odovzdajte dostupné originály a označte, čo ešte čaká na ubytovateľa. Postup sa týka ubytovania; letenky a prenájom auta majú vlastných dodávateľov aj cesty k dokladom.