Bookingbekræftelse og dokument for opholdet
Du har booket overnatning via Booking.com og modtaget en bekræftelse på e-mail. Når bogholderiet har brug for opholdets faktura, så videresend ikke automatisk den første vedhæftning. Kontrollér først indholdet, og hvem der udstedte dokumentet.
Booking.com for Business oplyser, at overnatningsstedet leverer fakturaen direkte. Bookingbekræftelsen og et eventuelt betalingsbilag har andre formål.
Klargør oplysningerne til overnatningsstedet
Notér bookingnummer, gæstens navn, overnatningssted og opholdsdatoer. Tilføj de kundeoplysninger, der er aftalt med bogholderiet: virksomhedsnavn, adresse og andet, stedet skal kontrollere.
Bed gerne om dokumentet, når du arrangerer arbejdsopholdet. Så skal du ikke efter afrejsen afklare, hvem det skal udstedes til. Er rejsen afsluttet, så brug de samme præcise oplysninger i den senere anmodning.
Send anmodningen via overnatningsbookingen
Hjælpen til Booking.com for Business beskriver Bookings and trips, valg af overnatningsbooking og Request invoice. Anmodningen går direkte til stedet. Med en almindelig konto eller andre betjeningselementer bruger du kontakten til den pågældende booking og skriver til overnatningsstedet.
Sådan beder du om dokumentet →
Beskeden kan lyde: »Jeg beder om dokumentet for opholdet fra X til Y, booking Z, gæst Jana. Vi klargør bilag for virksomhed A; de ønskede kundeoplysninger står nedenfor. Bekræft venligst, om I kan sende dokumentet til denne adresse.«
Stedet skal kontrollere anmodningen ud fra det faktiske ophold og sine procedurer. Bookingvejledningen garanterer ikke et bestemt dokumentindhold i alle lande.
Behold bekræftelsen som et tilknyttet bilag
I et tænkt eksempel har Jana en bookingbekræftelse og en betalingsregistrering efter arbejdsrejsen. Bogholderiet beder også om opholdets dokument. Jana kontakter hotellet og beholder »overnatningsfaktura — anmodet« på listen.
Efter modtagelsen sammenligner hun gæst eller kunde, opholdsdatoer, beløb og eventuelle ekstra fakturerede ydelser. Hun bevarer bekræftelsen som et tilknyttet bilag, men omdøber den ikke til den manglende hotelfaktura.
Hvis dokumentet eksempelvis ikke dækker en særskilt betalt ydelse, spørger hun stedet, hvor dens bilag findes. Fuldstændigheden vurderes efter de faktiske poster, ikke ét samlet bookingbeløb.
Hvis stedet ikke svarer
Gentag anmodningen med det oprindelige bookingnummer og datoen for første kontakt. Hvis du skal have hjælp til at kontakte stedet, henviser Booking.com til kundeservice. Hold styr på, hvem der følger op på det manglende bilag.
Giv bogholderiet de tilgængelige originaler, og markér, hvad der stadig afventer stedet. Dette gælder overnatning; fly og billeje har egne leverandører og dokumentveje.