Confirmação de reserva e documento da estadia
Reservou alojamento na Booking.com e recebeu a confirmação por e-mail. Se a contabilidade precisa da fatura da estadia, não envie automaticamente o primeiro anexo. Verifique primeiro o conteúdo e quem emitiu o documento.
Para alojamento, a Booking.com for Business indica que a fatura é fornecida diretamente pelo estabelecimento. A confirmação de reserva e um eventual documento de pagamento têm outras finalidades.
Prepare os dados para o alojamento
Anote número de reserva, nome do hóspede, estabelecimento e datas da estadia. Acrescente os dados do cliente acordados com a contabilidade: nome da empresa, morada e outras informações que o alojamento deve verificar.
É útil pedir o documento ao organizar a estadia de trabalho. Evita ter de apurar depois da saída em nome de quem deve ser emitido. Se a viagem já terminou, use os mesmos dados precisos no pedido posterior.
Envie o pedido através da reserva do alojamento
A ajuda da Booking.com for Business descreve Bookings and trips, a seleção da reserva de alojamento e Request invoice. O pedido segue diretamente para o estabelecimento. Com uma conta normal ou comandos diferentes, use o contacto associado à reserva e escreva ao alojamento.
A mensagem pode ser: «Peço o documento da estadia de X a Y, reserva Z, hóspede Jana. Preparamos documentos para a empresa A; os dados do cliente necessários constam abaixo. Confirmem se podem enviar o documento para este endereço.»
O estabelecimento tem de verificar o pedido segundo a estadia efetiva e o seu funcionamento. As instruções da reserva não garantem um conteúdo específico do documento em todos os países.
Guarde a confirmação como documento relacionado
Num exemplo hipotético, Jana tem a confirmação de reserva e um registo de pagamento depois da viagem de trabalho. A contabilidade pede também o documento da estadia. Jana contacta o hotel e mantém «fatura de alojamento — pedida» na lista.
Quando recebe o documento, compara hóspede ou cliente, datas, montante e eventuais serviços adicionais cobrados. Guarda a confirmação como documento relacionado, sem lhe dar o nome da fatura do hotel em falta.
Se o documento não cobrir, por exemplo, um serviço pago separadamente, verifica com o estabelecimento onde obter o respetivo comprovativo. A entrega está completa segundo as rubricas efetivas, não um único total da reserva.
Se o estabelecimento não responder
Repita o pedido com o número original da reserva e a data do primeiro contacto. Para ajudar a contactar o alojamento, a Booking.com remete para o apoio ao cliente. Registe quem acompanha o documento em falta.
Entregue os originais disponíveis à contabilidade e assinale o que ainda está pendente de resposta do alojamento. Este procedimento trata de alojamento; voos e alugueres de automóveis têm fornecedores e vias documentais próprios.