Buchungsbestätigung und Aufenthaltsbeleg
Sie haben über Booking.com eine Unterkunft gebucht und die Bestätigung per E-Mail erhalten. Braucht die Buchhaltung eine Rechnung für den Aufenthalt, schicken Sie nicht automatisch den ersten Anhang weiter. Prüfen Sie zuerst Inhalt und Aussteller des Dokuments.
Booking.com for Business erklärt für Unterkünfte, dass die Rechnung direkt vom Unterkunftsbetrieb bereitgestellt wird. Die Buchungsbestätigung und ein möglicher Zahlungsbeleg erfüllen andere Zwecke.
Angaben für den Unterkunftsanbieter vorbereiten
Notieren Sie Buchungsnummer, Gastname, Unterkunft und Aufenthaltszeitraum. Ergänzen Sie die mit der Buchhaltung vereinbarten Empfängerdaten: Firmenname, Adresse und weitere Angaben, die der Betrieb prüfen soll.
Bitten Sie möglichst schon bei der Planung der Dienstreise um den Beleg. Dann müssen Sie nicht erst nach der Abreise klären, auf wen er ausgestellt werden soll. Ist die Reise bereits beendet, verwenden Sie dieselben genauen Angaben in der nachträglichen Anfrage.
Die Anfrage zur Unterkunftsbuchung senden
Die Hilfe von Booking.com for Business beschreibt Bookings and trips, die Auswahl der Unterkunftsbuchung und Request invoice. Die Anfrage geht direkt an den Betrieb. Nutzen Sie bei einem normalen Konto oder anderer Bedienoberfläche den Kontakt zur betreffenden Buchung und schreiben Sie dem Unterkunftsanbieter.
Anleitung zur Beleganforderung →
Die Nachricht könnte lauten: „Bitte senden Sie den Beleg für den Aufenthalt von X bis Y, Buchungsnummer Z, Gast Jana. Wir stellen Unterlagen für Firma A zusammen; die benötigten Empfängerdaten stehen unten. Bitte bestätigen Sie, ob Sie das Dokument an diese Adresse senden können.“
Der Betrieb muss die Anfrage anhand des tatsächlichen Aufenthalts und seiner Abläufe prüfen. Die Buchungsanleitung garantiert nicht in jedem Land einen bestimmten Beleginhalt.
Die Buchungsbestätigung als ergänzenden Beleg behalten
In einem hypothetischen Beispiel hat Jana nach der Dienstreise eine Buchungsbestätigung und einen Zahlungsnachweis. Die Buchhaltung bittet zusätzlich um den Aufenthaltsbeleg. Jana kontaktiert das Hotel und lässt „Unterkunftsrechnung – angefordert“ in ihrer Liste stehen.
Nach Erhalt vergleicht sie Gast oder Rechnungsempfänger, Aufenthaltszeitraum, Betrag und weitere berechnete Leistungen. Die Buchungsbestätigung bleibt als ergänzende Unterlage erhalten, wird aber nicht zur fehlenden Hotelrechnung umbenannt.
Deckt der Beleg etwa eine separat bezahlte Leistung nicht ab, klärt sie mit dem Betrieb, wo sie deren Dokument erhält. Die Vollständigkeit richtet sich nach den tatsächlichen Positionen, nicht nach einem Gesamtbetrag der Buchung.
Wenn der Betrieb nicht antwortet
Wiederholen Sie die Anfrage mit ursprünglicher Buchungsnummer und Datum des ersten Kontakts. Für Hilfe beim Kontakt verweist Booking.com auf den Kundenservice. Halten Sie fest, wer sich um den fehlenden Beleg kümmert.
Geben Sie der Buchhaltung die verfügbaren Originale und kennzeichnen Sie, was noch vom Betrieb aussteht. Dieser Weg gilt für Unterkünfte; Flüge und Mietwagen haben eigene Anbieter und Belegwege.