Die letzte Rechnung sagt mehr aus als der übliche Tag im Monat
Öffnen Sie das letzte PDF und die Abrechnungsübersicht im Kundenkonto, sofern Sie dazu berechtigt sind. Vergleichen Sie den abgerechneten Zeitraum, das Ausstellungsdatum und den nächsten Verlängerungstermin. Diese Angaben haben unterschiedliche Bedeutungen: Der übliche Eingangstag der E-Mail muss weder der Beginn des Abrechnungszeitraums noch der Termin für die nächste Rechnung sein.
Prüfen Sie außerdem, ob der Dienst noch aktiv ist und ob sich Tarif oder Zahlungsweise geändert haben. Eine monatliche Zahlung allein bedeutet nicht, dass auch monatlich Rechnungen ausgestellt werden. Geht der nächste Rechnungstermin nicht aus der Übersicht hervor, sehen Sie in den Informationen des Lieferanten nach oder fragen Sie ihn.
Ein fiktives Beispiel: Für einen Dienst wird jeden Monat ein Betrag abgebucht, und im September erwarten Sie eine neue E-Mail. Die zuletzt gefundene Rechnung deckt jedoch Juli bis September ab. Bevor Sie eine Rechnungskopie für September anfordern, müssen Sie klären, welche Zeiträume die weiteren Zahlungen abdecken und wann die nächste Rechnung entstehen soll. Weder die Zahlung noch das Ausbleiben einer E-Mail beantwortet diese Frage.
Prüfen Sie, ob Sie im richtigen Kundenkonto sind
Beim selben Lieferanten können Sie ein privates und ein geschäftliches Konto oder mehrere Firmenkonten haben. Prüfen Sie auf der letzten Rechnung den Rechnungsempfänger sowie die Dienst- oder Kundennummer. Stellen Sie damit sicher, dass Sie im richtigen Konto angemeldet sind. Eine leere Übersicht in einem anderen Konto sagt nichts über die gesuchte Rechnung aus.
Kontrollieren Sie anschließend den Rechnungskontakt und die Zustellungsart. Ist Ihre Adresse hinterlegt, ein gemeinsames Firmenpostfach oder der Kontakt der Person, die den Dienst eingerichtet hat? Verwaltet jemand anderes das Konto, bitten Sie diese Person, die Angaben und gegebenenfalls die Nachricht zu prüfen. Sie brauchen weder ihr Passwort noch Zugriff auf ihre private E-Mail.
Prüfen Sie auch, ob der Lieferant das PDF direkt verschickt oder nur meldet, dass im Portal ein Dokument bereitliegt. Die Zustellungsart könnte sich geändert haben; vergleichen Sie die Einstellungen mit den letzten tatsächlich erhaltenen Nachrichten. Finden Sie die Rechnung im Portal, laden Sie sie manuell herunter und notieren Sie ihre Herkunft.
Suchen Sie im Postfach mit den Angaben der letzten Nachricht
Soll die Rechnung weiterhin per E-Mail kommen, übernehmen Sie aus der letzten Nachricht die genaue Absenderadresse, den üblichen Betreff und gegebenenfalls die Kundennummer. Suchen Sie zuerst nach dem Absender, dann nach dem Dienstnamen oder dieser Nummer. Die zweite Suche hilft auch bei einer geänderten Absenderadresse. Prüfen Sie Archiv und Spam; andere Postfächer nur im Rahmen Ihrer Berechtigung.
In Gmail können Sie laut Google-Hilfe diese Beispielsuche verwenden: in:anywhere from:fakturace@example.com. Ersetzen Sie die Adresse durch den Absender der letzten Rechnung. in:anywhere schließt Spam und Papierkorb ein. Finden Sie nichts, suchen Sie statt der Adresse nach dem Dienstnamen. Schränken Sie die Suche noch nicht mit filename:pdf ein: Eine Nachricht mit ausschließlich einem Portallink würde Ihnen entgehen.
Öffnen Sie in einer gefundenen Unterhaltung die konkrete Nachricht und prüfen Sie Datum, Empfänger sowie Anhang oder Link. Nicht jede Nachricht im angezeigten Verlauf muss zur Suchanfrage passen. Diese Operatoren funktionieren in Gmail; nutzen Sie bei anderen E-Mail-Diensten deren Suchfunktion.
Fragen Sie den Lieferanten, ob die Rechnung schon ausgestellt sein sollte
Wenn weder Kundenkonto noch Postfach eine Erklärung liefern, schreiben Sie dem Lieferanten. Nennen Sie die letzte bekannte Rechnung, ihren Zeitraum, das Kundenkonto und den Zeitraum, den Sie prüfen. So kann der Lieferant bestätigen, ob er bereits eine neue Rechnung ausgestellt hat, oder erklären, wann Sie sie erwarten können.
Passen Sie die Vorlage an Ihre tatsächlichen Prüfungen an. Kennen Sie den Zeitraum nicht, fragen Sie nach Abrechnungshäufigkeit und abgerechneten Zeiträumen. Zur Identifizierung reichen Kundennummer oder Konto-E-Mail; Ihr Passwort und vollständige Zahlungskartendaten gehören nicht in die Nachricht.
Markieren Sie den Text, kopieren Sie ihn in eine E-Mail und ergänzen Sie die Angaben in eckigen Klammern.
Sagen Sie der Buchhaltung, was Sie noch klären
Wenn Sie der Buchhaltung inzwischen Unterlagen übergeben, schicken Sie die gefundenen Dokumente und beschreiben Sie den ungeklärten Posten gesondert. Nennen Sie Lieferant, Zeitraum und die Person, die das Ergebnis ermittelt und nachreicht. Senden Sie eine ältere Rechnung nicht ohne Erklärung erneut als Ersatz für eine neue.
Eine Beispielnachricht an die Buchhaltung: „Beim Hosting kläre ich noch den Beleg für September. Die zuletzt gefundene Rechnung deckt Juli bis September ab. Daher ist noch nicht bestätigt, ob ein weiteres Dokument entstehen sollte. Ich habe den Lieferanten angeschrieben und werde seine Antwort selbst weitergeben. Die übrigen gefundenen Unterlagen sende ich jetzt.“ Damit weiß die Buchhaltung, woran Sie arbeiten und was noch von Ihnen kommt.
Leiten Sie nach der Antwort des Lieferanten das Ergebnis weiter. Prüfen Sie bei einer nachgereichten Rechnung Rechnungsempfänger und Zeitraum und vergleichen Sie sie mit den bereits übergebenen Belegen, damit Sie dieselbe Datei nicht doppelt senden. Bleibt unklar, ob und wann eine Rechnung entstehen soll, bitten Sie den Lieferanten um Präzisierung.
Bewahren Sie die bestätigten Angaben für das nächste Mal auf
Notieren Sie zum Dienst das richtige Kundenkonto, die bestätigte Abrechnungshäufigkeit, die Zustelladresse und den Ort, an dem Sie die Dokumente erhalten. War eine falsche Kontakteinstellung die Ursache, vereinbaren Sie die Korrektur mit der Person, die das Konto verwaltet. Prüfen Sie beim nächsten Eingang, ob die Rechnung wirklich an die richtige Adresse gekommen ist.
Wenn künftig eine Nachricht fehlt, haben Sie einen Vergleich: Sie wissen, wann Sie das Dokument erwarten und wie es ankommen soll. Danach können Sie direkt die E-Mail prüfen, das Portal öffnen oder den Lieferanten zur nächsten Abrechnung fragen.