Ultima factură spune mai mult decât ziua obișnuită din lună
Deschide ultimul PDF și istoricul de facturare din contul de client, dacă ai dreptul să îl accesezi. Compară perioada facturată, data emiterii și data următoarei reînnoiri. Fiecare informație înseamnă altceva: ziua în care sosește de obicei e-mailul nu este neapărat începutul perioadei sau data următoarei facturi.
Verifică și dacă serviciul este încă activ și dacă s-au schimbat abonamentul sau metoda de plată. O plată lunară nu confirmă, în sine, emiterea lunară a facturilor. Dacă istoricul nu explică când trebuie să sosească următorul document, consultă informațiile furnizorului sau întreabă-l.
În acest exemplu ipotetic, serviciul este plătit în fiecare lună și în septembrie aștepți un e-mail nou. Totuși, ultima factură găsită acoperă perioada iulie–septembrie. Înainte să ceri o copie pentru septembrie, trebuie să afli ce acoperă celelalte plăți și când trebuie emis următorul document. Nici plata, nici lipsa e-mailului nu răspund la această întrebare.
Asigură-te că verifici contul de client potrivit
Poți avea un cont personal și unul de firmă la același furnizor sau mai multe conturi de firmă. Verifică pe ultima factură clientul facturat și identificatorul serviciului sau al clientului. Folosește-le pentru a confirma că te-ai conectat la contul potrivit. Un istoric gol în alt cont nu spune nimic despre factura căutată.
Verifică apoi contactul pentru facturare și metoda de trimitere. Este trecută adresa ta, o căsuță de e-mail comună a firmei sau contactul colegului care a activat serviciul? Dacă altcineva administrează contul, roagă acea persoană să verifice datele și eventualul mesaj. Nu ai nevoie de parola ei sau de acces la e-mailul ei personal.
Verifică și dacă furnizorul trimite direct PDF-ul sau doar o notificare că un document este disponibil în portal. Metoda de trimitere se poate să fi fost schimbată; compară setările cu ultimele mesaje primite efectiv. Dacă găsești factura în portal, descarc-o manual și notează de unde ai obținut-o.
Caută în căsuța de e-mail folosind datele din ultimul mesaj
Dacă factura trebuie să vină în continuare prin e-mail, ia din ultimul mesaj adresa exactă a expeditorului, subiectul obișnuit și eventualul număr de client. Caută întâi după expeditor, apoi după numele serviciului sau acel număr. A doua căutare ajută și dacă furnizorul și-a schimbat adresa. Verifică arhiva și spamul; consultă alte căsuțe de e-mail numai în limita permisiunilor tale.
În Gmail poți folosi această căutare de exemplu, potrivit ajutorului Google: in:anywhere from:fakturace@example.com. Înlocuiește adresa cu expeditorul ultimei facturi. Operatorul in:anywhere include și spamul și coșul de gunoi. Dacă nu găsești nimic, încearcă numele serviciului în locul adresei. Nu limita încă căutarea cu filename:pdf: ai putea rata un mesaj care conține doar un link către portal.
Într-o conversație găsită, deschide mesajul concret și verifică data, destinatarul și atașamentul sau linkul. Nu toate mesajele din firul afișat trebuie să corespundă căutării. Acești operatori funcționează în Gmail; în alte servicii de e-mail, folosește instrumentele lor de căutare.
Întreabă furnizorul dacă factura trebuia deja emisă
Dacă nici contul, nici e-mailul nu explică lipsa documentului, scrie furnizorului. Indică ultima factură cunoscută, perioada ei, contul de client și perioada pe care o verifici. Furnizorul poate astfel confirma dacă a emis deja un document nou sau poate explica când să îl aștepți.
Adaptează modelul la verificările pe care le-ai făcut efectiv. Dacă nu cunoști perioada, întreabă cât de des facturează furnizorul și ce perioade acoperă facturile. Identifică contul prin numărul de client sau adresa sa de e-mail; nu include parola ori datele complete ale cardului de plată.
Selectați textul, copiați-l într-un e-mail și completați detaliile între paranteze drepte.
Spune-i contabilului ce mai verifici
Dacă între timp predai documente contabilului, trimite-le pe cele găsite și descrie separat elementul neclar. Menționează furnizorul, perioada și cine va afla și va comunica rezultatul. Nu retrimite o factură veche fără explicație în locul uneia noi.
Un mesaj de exemplu pentru contabil poate fi: „Verific documentul pentru găzduirea web din septembrie. Ultima factură găsită acoperă iulie–septembrie, așa că nu am încă o confirmare că trebuia emis un alt document. Am scris furnizorului și îți voi transmite eu răspunsul. Trimit acum celelalte documente găsite.” Contabilul știe astfel ce verifici și ce mai urmează să primească de la tine.
Când furnizorul răspunde, trimite contabilului rezultatul. Pentru o factură primită, verifică clientul facturat și perioada și compar-o cu documentele deja predate, ca să nu trimiți același fișier de două ori. Dacă răspunsul nu explică dacă și când trebuie emisă o factură, cere furnizorului o clarificare.
Păstrează datele confirmate pentru data viitoare
Pentru acel serviciu, notează contul de client corect, frecvența de facturare confirmată, adresa de trimitere a documentelor și locul de unde le poți obține. Dacă problema a fost o setare greșită a contactului, stabilește corectarea ei cu persoana care administrează contul. La următoarea trimitere, verifică dacă factura a ajuns într-adevăr la adresa potrivită.
Data viitoare când lipsește un mesaj, vei avea un reper: știi când să aștepți documentul și cum trebuie să sosească. În funcție de asta, poți verifica direct e-mailul, deschide portalul sau întreba furnizorul despre următoarea facturare.