Ostatnia faktura mówi więcej niż zwyczajowy dzień miesiąca
Otwórz ostatni PDF i historię rozliczeń na koncie klienta, jeśli masz uprawnienia dostępu. Porównaj rozliczony okres, datę wystawienia i termin kolejnego odnowienia. Każda z tych informacji oznacza coś innego: zwyczajowy dzień otrzymania e-maila nie musi być początkiem okresu ani terminem kolejnej faktury.
Sprawdź też, czy usługa nadal jest aktywna i czy zmienił się plan lub sposób płatności. Comiesięczna płatność sama w sobie nie potwierdza, że faktury są wystawiane co miesiąc. Jeśli historia nie wyjaśnia, kiedy oczekiwać kolejnego dokumentu, sprawdź informacje dostawcy lub zapytaj go o to.
W hipotetycznym przykładzie opłata za usługę jest pobierana co miesiąc, a we wrześniu oczekujesz nowego e-maila. Ostatnia znaleziona faktura obejmuje jednak okres od lipca do września. Zanim poprosisz o kopię za wrzesień, musisz ustalić, czego dotyczą pozostałe płatności i kiedy powinien powstać następny dokument. Ani sama płatność, ani brak e-maila nie odpowiadają na to pytanie.
Upewnij się, że sprawdzasz właściwe konto klienta
U jednego dostawcy możesz mieć konto osobiste i firmowe albo kilka kont firmowych. Na ostatniej fakturze sprawdź nabywcę oraz identyfikator usługi lub klienta. Na tej podstawie upewnij się, że zalogowano się do właściwego konta. Pusta historia na innym koncie nic nie mówi o szukanej fakturze.
Następnie sprawdź kontakt do rozliczeń i sposób dostarczania dokumentów. Czy podano twój adres, wspólną skrzynkę firmową, czy kontakt osoby, która zakładała usługę? Jeśli kontem zarządza ktoś inny, poproś tę osobę o sprawdzenie danych i ewentualnej wiadomości. Nie potrzebujesz jej hasła ani dostępu do prywatnej poczty.
Sprawdź również, czy dostawca wysyła sam PDF, czy tylko powiadomienie o dokumencie dostępnym w portalu. Sposób dostarczania mógł się zmienić; porównaj ustawienia z ostatnimi faktycznie otrzymanymi wiadomościami. Jeśli znajdziesz fakturę w portalu, pobierz ją ręcznie i zanotuj, skąd ją masz.
W skrzynce zacznij od danych z ostatniej wiadomości
Jeżeli faktura nadal ma przychodzić e-mailem, odczytaj z ostatniej wiadomości dokładny adres nadawcy, zwyczajowy temat i ewentualny numer klienta. Szukaj najpierw według nadawcy, następnie według nazwy usługi lub tego numeru. Drugie wyszukiwanie pomoże także wtedy, gdy dostawca zmienił adres. Sprawdź archiwum i spam; inne skrzynki przeglądaj wyłącznie w granicach swoich uprawnień.
W Gmailu możesz użyć przykładowego zapytania zgodnego z pomocą Google: in:anywhere from:fakturace@example.com. Zastąp adres nadawcą ostatniej faktury. Operator in:anywhere obejmuje także spam i kosz. Jeśli nic nie znajdziesz, spróbuj nazwy usługi zamiast adresu. Nie ograniczaj jeszcze wyszukiwania przez filename:pdf: możesz przeoczyć wiadomość zawierającą tylko link do portalu.
W znalezionej rozmowie otwórz konkretną wiadomość i sprawdź datę, odbiorcę oraz załącznik lub link. Nie każda wiadomość w wyświetlonym wątku musi pasować do zapytania. Te operatory działają w Gmailu; w innej poczcie użyj jej własnej wyszukiwarki.
Zapytaj dostawcę, czy faktura powinna już być wystawiona
Jeżeli ani konto, ani poczta nie wyjaśniają braku dokumentu, napisz do dostawcy. Podaj ostatnią znaną fakturę, jej okres, konto klienta i okres, który sprawdzasz. Dostawca będzie mógł potwierdzić, czy wystawił nowy dokument, lub wyjaśnić, kiedy go oczekiwać.
Dostosuj wzór do tego, co rzeczywiście sprawdzono. Jeśli nie znasz okresu, poproś o wyjaśnienie, jak często dostawca wystawia faktury i jakie okresy obejmują. Do identyfikacji użyj numeru klienta lub e-maila konta; nie podawaj hasła ani pełnych danych karty płatniczej.
Wybierz tekst, skopiuj go do wiadomości e-mail i uzupełnij szczegóły w nawiasach kwadratowych.
Powiedz księgowości, co jeszcze sprawdzasz
Jeżeli w międzyczasie przekazujesz dokumenty księgowości, wyślij te odnalezione i osobno opisz niewyjaśnioną pozycję. Wskaż dostawcę, okres i osobę, która ustali i przekaże wynik. Nie wysyłaj ponownie starej faktury bez wyjaśnienia jako zamiennika nowej.
Przykładowa wiadomość do księgowości: „Sprawdzam dokument za wrzesień dotyczący hostingu. Ostatnia znaleziona faktura obejmuje lipiec–wrzesień, więc nie mam jeszcze potwierdzenia, czy powinien powstać kolejny dokument. Wiadomość do dostawcy została wysłana; jego odpowiedź przekażę osobiście. Pozostałe odnalezione dokumenty wysyłam teraz”. Dzięki temu księgowość wie, co sprawdzasz i co jeszcze od ciebie otrzyma.
Gdy dostawca odpowie, przekaż wynik księgowości. Na dostarczonej fakturze sprawdź nabywcę i okres, a następnie porównaj ją z dokumentami już przekazanymi, aby nie wysłać tego samego pliku dwa razy. Jeżeli odpowiedź nie wyjaśnia, czy i kiedy powinna powstać faktura, poproś dostawcę o doprecyzowanie.
Zachowaj potwierdzone dane na następny raz
Dla tej usługi zapisz właściwe konto klienta, potwierdzoną częstotliwość rozliczeń, adres dostarczania dokumentów i miejsce ich pobierania. Jeśli przyczyną był błędnie ustawiony kontakt, uzgodnij poprawkę z osobą zarządzającą kontem. Przy następnym dostarczeniu sprawdź, czy faktura rzeczywiście dotarła na właściwy adres.
Gdy następnym razem zabraknie wiadomości, będziesz mieć punkt odniesienia: wiesz, kiedy oczekiwać dokumentu i jak powinien dotrzeć. Możesz wtedy od razu sprawdzić pocztę, otworzyć portal lub zapytać dostawcę o następne rozliczenie.