Zapisz konkretne przejazdy
Po podróży służbowej masz kilka przejazdów Uber, których dokumenty trzeba przekazać księgowości. Najpierw zapisz daty i konto lub profil użyty do zamówienia. Pojedynczy przejazd w osobistej historii i miesięczny przegląd konta firmy nie muszą być tym samym.
Dla każdego przejazdu ustal dostępny dokument, przypisane konto i to, czy księgowość już go otrzymała. Nazwy i dostępność mogą się różnić zależnie od rynku i ustawień firmy; logo Uber nie określa rodzaju dokumentu.
Dla jednego przejazdu zacznij od jego historii
Pomoc pasażera opisuje Activity → ukończony przejazd → Receipt. Szczegóły mogą oferować pobranie PDF lub ponowne wysłanie potwierdzenia na zarejestrowany e-mail. Sprawdź, czy trasa i data odpowiadają szukanemu przejazdowi.
Instrukcja Uber dotycząca kopii potwierdzenia →
Jeśli przejazdu nie widać, sprawdź konto użyte do zamówienia. Nie zastępuj go dokumentem podobnej lub prywatnej podróży tego samego dnia. W prośbie o odnalezienie podaj datę i identyfikację konkretnej podróży.
Dokumenty firmy ustal z administratorem
W Uber for Business administrator otwiera Activity, wybiera przejazd i Download PDF Invoice, jeśli dokument jest dostępny. Dla pakietu miesięcznego otwiera Billing → Statements and Invoices i przy odpowiednim miesiącu wybiera Download → Invoices. Sprawdza opcje we własnym koncie firmowym.
Gdy panel pokazuje Invoice not available, administrator może zgodnie z instrukcją sprawdzić komunikat przejazdu. To on musi potwierdzić dostępność w konkretnym koncie. Procedura z innego rynku nie gwarantuje istnienia każdego typu faktury również dla ciebie.
Otwórz pakiet i porównaj z przejazdami
Pobranie pakietu nie kończy sprawdzania. Rozpakuj go i porównaj dokumenty z listą przejazdów. Sprawdź datę, identyfikator, kwotę i rodzaj każdego pliku. Jeśli przejazd ma kilka dokumentów, zachowaj ich czytelne powiązanie.
W przykładzie hipotetycznym Ondřej odbył trzy przejazdy służbowe. Pakiet zawiera dokumenty tylko dwóch. Pozostawia trzecią pozycję otwartą i sprawdza z administratorem, czy użyto innego profilu albo dokument jest niedostępny.
Przekazuje oryginały z listą „przejazdy 1 i 2 załączone, przejazd 3 w trakcie szukania”. Sama liczba plików w ZIP-ie nie przekazałaby tej informacji.
Poproś o dokument konkretnego przejazdu
Napisz do administratora lub pomocy: „Potrzebuję dostępnych oryginalnych dokumentów przejazdu służbowego z dnia X przez konto firmy A. Nie znajduję go w miesięcznym pakiecie. Sprawdź profil i stan dokumentów”.
Jeśli masz tylko potwierdzenie płatności, a księgowość potrzebuje innego dokumentu, nazwij oba wymagania osobno. Przekaż pliki pod ich rzeczywistymi nazwami i utrzymuj widoczny status braku aż do rozwiązania.