Lag en liste over turene
Etter en arbeidsreise har du flere Uber-turer med bilag som skal til regnskapsføreren. Noter først datoer og konto eller profil brukt ved bestilling. Én tur i personlig historikk og månedsoversikten for bedriftskontoen kan være forskjellige ting.
Finn ut hvilket dokument som er tilgjengelig for hver tur, hvilken konto det tilhører og om regnskapsføreren har fått det. Navn og tilgjengelighet kan variere med marked og bedriftsoppsett; Uber-logoen alene avgjør ikke dokumenttypen.
Start i historikken for én tur
Hjelpen for passasjerer beskriver Activity → fullført tur → Receipt. Detaljene kan tilby PDF-nedlasting eller ny sending av kvitteringen til registrert e-post. Sjekk at rute og dato stemmer med turen du trenger.
Ubers veiledning for kvitteringskopi →
Hvis turen ikke vises, sjekk kontoen brukt ved bestilling. Ikke erstatt den med en lignende eller privat tur samme dag. Bruk dato og den konkrete turens identifikasjon når du ber om hjelp til å finne den.
Ta bedriftsbilagene med administratoren
I Uber for Business åpner administratoren Activity, velger turen og Download PDF Invoice hvis dokumentet er tilgjengelig. For månedspakken åpner vedkommende Billing → Statements and Invoices og velger Download → Invoices ved riktig måned. Alternativene kontrolleres i egen bedriftskonto.
Ved Invoice not available kan administratoren ifølge veiledningen sjekke meldingen for turen. Administratoren må bekrefte tilgjengeligheten i nettopp den kontoen. En fremgangsmåte fra et annet marked garanterer ikke at hver fakturatype finnes også for deg.
Åpne pakken og sammenlign med turene
Nedlastingen avslutter ikke kontrollen. Pakk ut og sammenlign dokumentene med turlisten. Sjekk dato, identifikator, beløp og dokumenttype i hver fil. Har én tur flere bilag, hold sammenhengen tydelig.
I et hypotetisk eksempel tok Ondřej tre arbeidsturer. Pakken har bilag for bare to. Han lar den tredje posten stå åpen og sjekker med administratoren om en annen profil ble brukt eller om dokumentet ikke er tilgjengelig.
Han gir regnskapsføreren originalene med «turer 1 og 2 vedlagt, tur 3 ettersøkes». Antallet filer i ZIP-en alene ville ikke formidle dette.
Be om bilaget for den konkrete turen
Skriv til administratoren eller support: «Jeg trenger tilgjengelige originaldokumenter for arbeidsturen den X via kontoen til bedrift A. Jeg finner den ikke i månedspakken. Sjekk profilen og dokumentstatusen.»
Hvis du bare har en betalingskvittering og regnskapsføreren trenger et annet bilag, beskriv begge behovene separat. Lever dokumentene med deres faktiske navn og hold statusen for den manglende posten synlig til den er løst.