Dressez la liste des courses
Après un déplacement professionnel, vous avez plusieurs courses Uber dont les pièces doivent être transmises à la comptabilité. Notez d’abord les dates et le compte ou profil utilisé. Une course dans l’historique personnel et une vue mensuelle du compte d’entreprise ne sont pas forcément la même chose.
Pour chaque course, déterminez le document disponible, le compte auquel il appartient et si la comptabilité l’a déjà reçu. Les noms et la disponibilité peuvent varier selon le marché et la configuration d’entreprise ; le logo Uber seul ne définit pas le type de pièce.
Pour une course, partez de son historique
L’aide aux passagers décrit Activity → course terminée → Receipt. Le détail peut proposer le téléchargement d’un PDF ou le renvoi du reçu à l’adresse enregistrée. Vérifiez que le trajet et la date correspondent à la course recherchée.
Instructions Uber pour une copie du reçu →
Si la course n’apparaît pas, vérifiez le compte utilisé pour la commander. Ne la remplacez pas par une course similaire ou personnelle du même jour. Pour demander une recherche, indiquez la date et l’identification précise du trajet.
Voyez les pièces d’entreprise avec l’administrateur
Dans Uber for Business, l’administrateur ouvre Activity, choisit la course et Download PDF Invoice si le document est disponible. Pour le lot mensuel, il ouvre Billing → Statements and Invoices puis sélectionne Download → Invoices pour le mois concerné. Il vérifie les options dans son compte d’entreprise.
Si le tableau affiche Invoice not available, l’administrateur peut vérifier le message lié à la course selon le guide. C’est à lui de confirmer la disponibilité dans ce compte précis. Une procédure d’un autre marché ne garantit pas que chaque type de facture existe pour vous.
Ouvrez le lot et comparez-le aux courses
Le téléchargement ne termine pas la vérification. Décompressez le lot et comparez les pièces à la liste des courses. Vérifiez date, identifiant, montant et type de chaque fichier. Si une course comporte plusieurs pièces, gardez leur lien explicite.
Dans un exemple fictif, Ondřej a effectué trois courses professionnelles. Le lot ne contient des pièces que pour deux. Il laisse la troisième en attente et vérifie avec l’administrateur si elle a utilisé un autre profil ou si le document est indisponible.
Il remet les originaux avec la liste « courses 1 et 2 jointes, course 3 en cours de recherche ». Le seul nombre de fichiers du ZIP ne donnerait pas cette information.
Demandez la pièce pour la course précise
Écrivez à l’administrateur ou à l’assistance : « J’ai besoin des documents originaux disponibles pour la course professionnelle du X sur le compte de l’entreprise A. Elle ne figure pas dans le lot mensuel. Merci de vérifier le profil et l’état des documents. »
Si vous n’avez qu’un reçu de paiement et que la comptabilité demande une autre pièce, nommez les deux besoins séparément. Transmettez les documents sous leurs vrais noms et gardez le statut de la pièce manquante visible jusqu’à résolution.