Lav en liste over de konkrete ture
Efter en arbejdsrejse har du flere Uber-ture, hvis bilag skal til bogholderiet. Notér først datoer og den konto eller profil, der blev brugt til bestillingen. En tur i den personlige historik og en månedsoversigt for virksomhedskontoen kan være forskellige ting.
Afklar for hver tur, hvilket dokument der findes, hvilken konto det tilhører, og om bogholderiet allerede har fået det. Navne og tilgængelighed kan variere efter marked og virksomhedsopsætning; Uber-logoet alene bestemmer ikke dokumenttypen.
Begynd i historikken for én tur
Passagerhjælpen beskriver Activity → afsluttet tur → Receipt. Detaljerne kan tilbyde PDF-download eller gensendelse af kvitteringen til registreret e-mail. Kontrollér, at rute og dato passer til den søgte tur.
Ubers vejledning til en kvitteringskopi →
Hvis turen ikke vises, så kontrollér kontoen brugt til bestillingen. Erstat den ikke med en lignende eller privat tur samme dag. Brug dato og den konkrete turs identifikation, når du beder om hjælp til at finde den.
Tal med administratoren om virksomhedens bilag
I Uber for Business åbner administratoren Activity, vælger turen og Download PDF Invoice, hvis dokumentet findes. For månedspakken åbnes Billing → Statements and Invoices, og ved den rette måned vælges Download → Invoices. Administratoren kontrollerer mulighederne i egen virksomhedskonto.
Ved Invoice not available kan administratoren ifølge guiden kontrollere beskeden for turen. Administratoren skal bekræfte tilgængeligheden i netop den konto. En vej fra et andet marked garanterer ikke, at alle fakturatyper også findes for dig.
Åbn pakken, og sammenlign med turene
Download afslutter ikke kontrollen. Pak månedspakken ud, og sammenlign dokumenterne med turlisten. Kontrollér dato, identifikator, beløb og type i hver fil. Har en tur flere bilag, så bevar deres tydelige sammenhæng.
I et tænkt eksempel har Ondřej taget tre arbejdsture. Pakken indeholder kun bilag for to. Han holder den tredje post åben og afklarer med administratoren, om der blev brugt en anden profil, eller dokumentet ikke er tilgængeligt.
Han afleverer originalerne med »ture 1 og 2 vedhæftet, tur 3 eftersøges«. Antallet af filer i ZIP-filen alene ville ikke fortælle dette.
Bed om bilaget for den konkrete tur
Skriv til administratoren eller supporten: »Jeg har brug for de tilgængelige originaldokumenter for arbejdsturen den X via virksomhed A’s konto. Jeg finder den ikke i månedspakken. Kontrollér profilen og dokumentstatus.«
Har du kun en betalingskvittering, og har bogholderiet brug for et andet bilag, så beskriv de to behov hver for sig. Aflever dokumenterne med deres faktiske navne, og hold den manglende posts status synlig, indtil den er løst.