Den seneste faktura fortæller mere end den sædvanlige dag i måneden
Åbn den seneste PDF og faktureringsoversigten på kundekontoen, hvis du har tilladelse til at bruge den. Sammenlign den fakturerede periode, udstedelsesdatoen og datoen for næste fornyelse. Oplysningerne betyder forskellige ting: Den dag mailen plejer at komme, behøver hverken at være periodens begyndelse eller datoen for næste faktura.
Tjek også, om tjenesten stadig er aktiv, og om abonnementet eller betalingsformen har ændret sig. En månedlig betaling bekræfter ikke i sig selv, at der udstedes fakturaer hver måned. Hvis oversigten ikke viser, hvornår næste dokument skal komme, så læs leverandørens oplysninger eller spørg leverandøren.
I dette tænkte eksempel bliver tjenesten betalt hver måned, og du forventer en ny mail i september. Den seneste faktura, du finder, dækker dog juli til september. Før du beder om en kopi for september, skal du afklare, hvad de øvrige betalinger dækker, og hvornår næste dokument skal udstedes. Hverken betalingen eller den manglende mail besvarer det spørgsmål.
Kontrollér, at du kigger på den rigtige kundekonto
Du kan have både en privat konto og en virksomhedskonto hos samme leverandør eller flere virksomhedskonti. Tjek den fakturerede kunde og tjenestens eller kundens identifikation på den seneste faktura. Brug oplysningerne til at bekræfte, at du er logget ind på den rigtige konto. En tom oversigt på en anden konto siger intet om den faktura, du leder efter.
Tjek derefter faktureringskontakten og leveringsformen. Står din adresse der, en fælles virksomhedspostkasse eller kontaktoplysningerne på den kollega, der oprettede tjenesten? Hvis en anden administrerer kontoen, så bed vedkommende kontrollere oplysningerne og en eventuel besked. Du har hverken brug for personens adgangskode eller adgang til privat mail.
Undersøg også, om leverandøren sender selve PDF'en eller kun giver besked om et dokument, der ligger klar i portalen. Leveringsformen kan være ændret; sammenlign indstillingerne med de seneste beskeder, der faktisk er kommet. Finder du fakturaen i portalen, så hent den manuelt og notér, hvor den kom fra.
Søg i postkassen med oplysningerne fra den seneste besked
Hvis fakturaen fortsat skal komme med mail, så tag den præcise afsenderadresse, det sædvanlige emne og et eventuelt kundenummer fra den seneste besked. Søg først efter afsenderen og derefter efter tjenestens navn eller nummeret. Den anden søgning hjælper også, hvis leverandøren har skiftet adresse. Tjek arkivet og spam; undersøg kun andre postkasser, hvor du har tilladelse.
I Gmail kan du ifølge Googles hjælp bruge denne eksempelsøgning: in:anywhere from:fakturace@example.com. Erstat adressen med afsenderen af den seneste faktura. Operatoren in:anywhere omfatter også spam og papirkurven. Finder du intet, så prøv tjenestens navn i stedet for adressen. Begræns ikke søgningen med filename:pdf endnu: Du kan overse en besked, der kun indeholder et link til portalen.
Åbn den konkrete besked i en samtale, du finder, og tjek dato, modtager og vedhæftet fil eller link. Ikke alle beskeder i den viste tråd behøver at passe til søgningen. Disse operatorer virker i Gmail; brug andre mailtjenesters egne søgeværktøjer.
Spørg leverandøren, om fakturaen allerede skulle være udstedt
Hvis hverken kontoen eller mailen forklarer det manglende dokument, så skriv til leverandøren. Angiv den senest kendte faktura, dens periode, kundekontoen og den periode, du undersøger. Så kan leverandøren bekræfte, om et nyt dokument allerede er udstedt, eller forklare, hvornår du skal forvente det.
Tilpas skabelonen til det, du faktisk har tjekket. Kender du ikke perioden, så spørg, hvor ofte leverandøren fakturerer, og hvilke perioder fakturaerne dækker. Identificér kontoen med kundenummer eller kontoens mailadresse; send ikke adgangskode eller fuldstændige betalingskortoplysninger.
Vælg teksten, kopier den til en e-mail og udfyld detaljerne i firkantede parenteser.
Fortæl bogholderen, hvad du stadig undersøger
Hvis du imens afleverer bilag til bogholderen, så send de dokumenter, du har fundet, og beskriv den uafklarede post særskilt. Angiv leverandør, periode og hvem der finder og videregiver resultatet. Send ikke en ældre faktura igen uden forklaring som erstatning for en ny.
En eksempelbesked til bogholderen: »Jeg undersøger dokumentet for webhotellet for september. Den seneste faktura, jeg har fundet, dækker juli til september, så jeg har endnu ikke fået bekræftet, om der skulle være udstedt et nyt dokument. Jeg har skrevet til leverandøren og vil selv give svaret videre. De øvrige bilag, jeg har fundet, sender jeg nu.« Så ved bogholderen, hvad du arbejder på, og hvad der stadig kommer fra dig.
Når leverandøren svarer, så send resultatet til bogholderen. På en modtaget faktura skal du tjekke den fakturerede kunde og perioden og sammenligne med allerede afleverede bilag, så du ikke sender den samme fil to gange. Hvis svaret ikke forklarer, om og hvornår en faktura skal udstedes, så bed leverandøren præcisere det.
Gem de bekræftede oplysninger til næste gang
Notér den rigtige kundekonto, den bekræftede faktureringshyppighed, adressen til dokumenterne og hvor de kan hentes for denne tjeneste. Hvis årsagen var en forkert kontaktindstilling, så aftal en rettelse med den person, der administrerer kontoen. Ved næste levering skal du kontrollere, at fakturaen faktisk er kommet til den rigtige adresse.
Næste gang en besked mangler, har du noget at sammenligne med: Du ved, hvornår dokumentet skal komme, og hvordan det skal leveres. Så kan du gå direkte til mailen, åbne portalen eller spørge leverandøren om næste fakturering.