Den senaste fakturan säger mer än den vanliga dagen i månaden
Öppna den senaste PDF-filen och faktureringsöversikten i kundkontot, om du har behörighet att använda det. Jämför den fakturerade perioden, utfärdandedatumet och nästa förnyelsedatum. Uppgifterna betyder olika saker: den dag mejlet brukar komma behöver varken vara periodens början eller datumet för nästa faktura.
Kontrollera också om tjänsten fortfarande är aktiv och om abonnemanget eller betalningssättet har ändrats. En månadsbetalning bekräftar inte i sig att fakturor utfärdas varje månad. Om översikten inte visar när nästa underlag ska komma, läs leverantörens information eller fråga leverantören.
I det här fiktiva exemplet betalas tjänsten varje månad och du väntar på ett nytt mejl i september. Men den senaste fakturan du hittat gäller juli till september. Innan du ber om en kopia för september behöver du ta reda på vad de övriga betalningarna avser och när nästa underlag ska utfärdas. Varken betalningen eller frånvaron av mejl besvarar den frågan.
Kontrollera att du tittar på rätt kundkonto
Du kan ha både ett privat konto och ett företagskonto hos samma leverantör, eller flera företagskonton. Kontrollera fakturamottagaren och tjänstens eller kundens identifierare på den senaste fakturan. Använd dem för att bekräfta att du är inloggad på rätt konto. En tom översikt på ett annat konto säger ingenting om fakturan du söker.
Kontrollera sedan faktureringskontakten och leveranssättet. Står din adress där, en gemensam företagsbrevlåda eller kontaktuppgifterna till kollegan som startade tjänsten? Om någon annan sköter kontot, be personen kontrollera uppgifterna och ett eventuellt meddelande. Du behöver varken personens lösenord eller tillgång till privat e-post.
Kontrollera även om leverantören skickar själva PDF-filen eller bara ett meddelande om att ett dokument finns i portalen. Leveranssättet kan ha ändrats; jämför inställningarna med de senaste mejlen som faktiskt kommit. Hittar du fakturan i portalen, ladda ned den manuellt och anteckna varifrån du fick den.
Sök i brevlådan med uppgifter från det senaste mejlet
Om fakturan fortfarande ska komma via e-post, ta den exakta avsändaradressen, den vanliga ämnesraden och ett eventuellt kundnummer från det senaste mejlet. Sök först på avsändaren och sedan på tjänstens namn eller kundnumret. Den andra sökningen hjälper också om leverantören bytt adress. Kontrollera arkivet och skräpposten; sök i andra brevlådor bara där du har behörighet.
I Gmail kan du enligt Googles hjälp använda den här exempelsökningen: in:anywhere from:fakturace@example.com. Byt ut adressen mot avsändaren för den senaste fakturan. Operatorn in:anywhere inkluderar skräppost och papperskorgen. Hittar du inget, prova tjänstens namn i stället för adressen. Begränsa inte sökningen med filename:pdf ännu: då kan du missa ett meddelande som bara innehåller en länk till portalen.
Öppna det specifika meddelandet i en konversation du hittat och kontrollera datum, mottagare och bilaga eller länk. Alla meddelanden i den visade tråden behöver inte matcha sökningen. De här operatorerna fungerar i Gmail; använd andra e-posttjänsters egna sökverktyg.
Fråga leverantören om fakturan redan skulle ha utfärdats
Om varken kontot eller e-posten förklarar det saknade underlaget, skriv till leverantören. Ange den senast kända fakturan, dess period, kundkontot och perioden du kontrollerar. Leverantören kan då bekräfta om ett nytt dokument redan har utfärdats eller förklara när du ska vänta dig det.
Anpassa mallen efter vad du faktiskt har kontrollerat. Om du inte känner till perioden, fråga hur ofta leverantören fakturerar och vilka perioder fakturorna gäller. Identifiera kontot med kundnummer eller kontots e-postadress; ta inte med lösenord eller fullständiga betalkortsuppgifter i meddelandet.
Markera texten, kopiera den till ett mejl och fyll i uppgifterna inom hakparenteser.
Berätta för redovisningskonsulten vad du fortfarande kontrollerar
Om du under tiden lämnar underlag till redovisningskonsulten, skicka dokumenten du hittat och beskriv den oklara posten separat. Ange leverantör, period och vem som ska ta reda på och förmedla resultatet. Skicka inte en äldre faktura igen utan förklaring som ersättning för en ny.
Ett exempelmeddelande till redovisningskonsulten: ”Jag kontrollerar underlaget för webbhotellet för september. Den senaste fakturan jag hittat gäller juli till september, så jag har ännu inte fått bekräftat om ett ytterligare dokument skulle ha utfärdats. Jag har skrivit till leverantören och kommer själv att vidarebefordra svaret. De övriga underlagen jag hittat skickar jag nu.” Då vet konsulten vad du arbetar med och vad som fortfarande kommer från dig.
När leverantören svarar, skicka resultatet till redovisningskonsulten. Kontrollera fakturamottagare och period på en faktura du får och jämför den med redan överlämnade underlag, så att du inte skickar samma fil två gånger. Om svaret inte förklarar om och när en faktura ska utfärdas, be leverantören förtydliga.
Spara de bekräftade uppgifterna till nästa gång
Anteckna rätt kundkonto, bekräftad faktureringsfrekvens, adress för underlagen och var du kan hämta dem för den aktuella tjänsten. Om orsaken var en felaktig kontaktinställning, kom överens med den som sköter kontot om att rätta den. Kontrollera vid nästa leverans att fakturan faktiskt kommit till rätt adress.
Nästa gång ett mejl saknas har du något att jämföra med: du vet när underlaget ska komma och på vilket sätt. Då kan du direkt kontrollera e-posten, öppna portalen eller fråga leverantören om nästa fakturering.