Bokningsbekräftelse och vistelseunderlag
Du har bokat boende via Booking.com och fått en bekräftelse via e-post. När bokföringen behöver fakturan för vistelsen, vidarebefordra inte automatiskt den första bilagan. Kontrollera först innehåll och utfärdare.
Booking.com for Business anger att boendet tillhandahåller fakturan direkt. Bokningsbekräftelsen och ett eventuellt betalningsunderlag har andra syften.
Förbered uppgifter till boendet
Skriv upp bokningsnummer, gästens namn, boendets namn och vistelsedatum. Lägg till kunduppgifterna som avtalats med bokföringen: företagsnamn, adress och annat som boendet ska kontrollera.
Be gärna om underlaget när du ordnar arbetsvistelsen. Då slipper du efter avresan ta reda på vem det ska ställas ut till. Om resan redan är avslutad, använd samma precisa uppgifter i efterhandsbegäran.
Skicka begäran via boendebokningen
Hjälpen för Booking.com for Business beskriver Bookings and trips, val av boendebokning och Request invoice. Begäran går direkt till boendet. Med ett vanligt konto eller andra kontroller använder du kontakten för bokningen och skriver till boendet.
Meddelandet kan lyda: ”Jag ber om underlaget för vistelsen från X till Y, bokning Z, gäst Jana. Vi sammanställer underlag för företag A; de önskade kunduppgifterna finns nedan. Bekräfta om ni kan skicka dokumentet till denna adress.”
Boendet måste kontrollera begäran mot den faktiska vistelsen och sina rutiner. Bokningsanvisningen garanterar inte ett visst dokumentinnehåll i varje land.
Behåll bekräftelsen som ett relaterat underlag
I ett hypotetiskt exempel har Jana en bokningsbekräftelse och en betalningspost efter arbetsresan. Bokföringen ber även om ett vistelseunderlag. Jana kontaktar hotellet och behåller ”boendefaktura — begärd” på listan.
När dokumentet kommer jämför hon gäst eller kund, vistelsedatum, belopp och eventuella extra debiterade tjänster. Hon behåller bekräftelsen som ett relaterat underlag, men döper inte om den till den saknade hotellfakturan.
Om dokumentet exempelvis inte täcker en separat betald tjänst, frågar hon boendet var dess underlag finns. Fullständigheten bedöms utifrån verkliga poster, inte ett enda totalbelopp för bokningen.
Om boendet inte svarar
Upprepa begäran med det ursprungliga bokningsnumret och datumet för första kontakten. För hjälp att nå boendet hänvisar Booking.com till kundservice. Håll reda på vem som följer upp det saknade underlaget.
Lämna tillgängliga original till bokföringen och markera vad som fortfarande väntar på boendet. Detta gäller boende; flyg och hyrbilar har egna leverantörer och vägar till dokument.