Potvrzení rezervace a doklad za pobyt
Ubytování jste rezervovali přes Booking.com a v e-mailu máte potvrzení rezervace. Když ale účetní potřebuje fakturu za pobyt, neposílejte jí automaticky první přílohu z této zprávy. Nejdříve ověřte, co dokument obsahuje a kdo jej vydal.
U ubytování Booking.com for Business uvádí, že fakturu poskytuje přímo ubytovací zařízení. Potvrzení rezervace a případný podklad k platbě mají jiný účel.
Připravte údaje pro ubytovatele
Sepište číslo rezervace, jméno hosta, název ubytování a termín pobytu. K tomu přidejte požadované údaje odběratele podle domluvy s účetní: název firmy, adresu a další údaje, které má ubytovatel ověřit.
Užitečné je požádat o doklad už při domlouvání pracovního pobytu. Nebudete až po odjezdu zjišťovat, na koho má být vystavený. Pokud je cesta již dokončená, použijte stejnou přesnou identifikaci v dodatečné žádosti.
Žádost pošlete k rezervaci ubytování
V Booking.com for Business nápověda popisuje Bookings and trips, výběr ubytovací rezervace a Request invoice. Žádost jde přímo ubytovateli. Pokud používáte běžný účet nebo jinou nabídku ovládání, využijte kontakt k dané rezervaci a napište ubytovacímu zařízení.
Zpráva může znít: „Prosím o doklad za pobyt od X do Y, rezervace číslo Z, host Jana. Podklady připravujeme pro firmu A; požadované údaje odběratele jsou uvedené níže. Prosím potvrďte, zda můžete dokument poslat na tuto adresu.“
Zařízení musí požadavek ověřit podle skutečného pobytu a svého režimu. Návod k rezervaci neznamená záruku konkrétního obsahu dokladu pro každou zemi.
Potvrzení rezervace ponechte jako související podklad
V modelovém příkladu má Jana po pracovní cestě potvrzení rezervace a záznam platby. Účetní požádá také o doklad za pobyt. Jana tedy kontaktuje hotel a v seznamu ponechá „faktura za ubytování – vyžádána“.
Po obdržení dokumentu porovná hosta či odběratele, termín pobytu, částku a případné další účtované služby. Potvrzení rezervace zachová jako související podklad, ale nepřejmenuje ho na chybějící hotelovou fakturu.
Pokud doklad nepokrývá například samostatně placenou službu, ověří s ubytovatelem, kde získat její dokument. Úplnost předání posuzuje podle skutečných položek, ne podle jedné celkové částky rezervace.
Když ubytovatel neodpovídá
Žádost zopakujte s původním číslem rezervace a datem prvního kontaktu. Potřebujete-li pomoc s kontaktováním zařízení, nápověda Booking.com odkazuje na zákaznický servis. Uchovejte přehled toho, kdo chybějící podklad řeší.
Účetní předejte dostupné originály a označte, co ještě čeká na ubytovatele. Tento postup se týká ubytování; letenka nebo pronájem auta mají vlastní dodavatele a vlastní cesty k dokladům.