Confirmación de reserva y documento de la estancia
Has reservado alojamiento en Booking.com y tienes la confirmación por correo. Si contabilidad necesita la factura de la estancia, no envíes automáticamente el primer adjunto. Comprueba antes qué contiene y quién lo ha emitido.
Para el alojamiento, Booking.com for Business indica que la factura la facilita directamente el establecimiento. La confirmación de reserva y un posible documento de pago cumplen otras funciones.
Prepara los datos para el establecimiento
Anota número de reserva, nombre del huésped, alojamiento y fechas de estancia. Añade los datos del cliente acordados con contabilidad: nombre de empresa, dirección y cualquier otro dato que deba verificar el establecimiento.
Conviene pedir el documento al organizar el viaje de trabajo. Así no tendrás que aclarar después de marcharte a nombre de quién debe emitirse. Si el viaje ya terminó, usa los mismos datos precisos en la petición posterior.
Envía la petición desde la reserva de alojamiento
La ayuda de Booking.com for Business describe Bookings and trips, la selección de la reserva de alojamiento y Request invoice. La solicitud va directamente al establecimiento. Con una cuenta normal u otros controles, usa el contacto de esa reserva y escribe al alojamiento.
El mensaje puede decir: «Solicito el documento de la estancia del X al Y, reserva Z, huésped Jana. Preparamos la documentación para la empresa A; los datos del cliente figuran debajo. Confirmen si pueden enviar el documento a esta dirección».
El establecimiento debe comprobar la petición según la estancia real y su funcionamiento. Las instrucciones de reserva no garantizan un contenido concreto del documento en todos los países.
Conserva la confirmación como documento relacionado
En un ejemplo hipotético, Jana tiene la confirmación y un registro del pago después del viaje de trabajo. Contabilidad pide también el documento de la estancia. Jana contacta con el hotel y mantiene «factura de alojamiento — solicitada» en su lista.
Cuando lo recibe, compara huésped o cliente, fechas, importe y otros servicios facturados. Conserva la confirmación como documento relacionado, sin renombrarla como la factura del hotel que faltaba.
Si el documento no incluye, por ejemplo, un servicio pagado aparte, consulta con el establecimiento dónde obtener su justificante. La entrega está completa según las partidas reales, no según un único importe total de reserva.
Si el establecimiento no responde
Repite la petición con el número original de reserva y la fecha del primer contacto. Para ayudarte a contactar, Booking.com remite a atención al cliente. Mantén un registro de quién sigue el documento pendiente.
Entrega a contabilidad los originales disponibles e indica qué sigue pendiente del alojamiento. Este procedimiento trata del alojamiento; vuelos y alquileres de coche tienen sus propios proveedores y vías para obtener documentos.