Bestillingsbekreftelse og dokument for oppholdet
Du har bestilt overnatting via Booking.com og fått en bekreftelse på e-post. Når regnskapsføreren trenger fakturaen for oppholdet, ikke videresend det første vedlegget automatisk. Sjekk først innholdet og hvem som utstedte dokumentet.
Booking.com for Business oppgir at overnattingsstedet leverer fakturaen direkte. Bestillingsbekreftelsen og et eventuelt betalingsbilag har andre formål.
Klargjør opplysningene til overnattingsstedet
Noter bestillingsnummer, gjestens navn, overnattingssted og oppholdsdatoer. Legg til kundeopplysninger avtalt med regnskapsføreren: bedriftsnavn, adresse og annet stedet skal kontrollere.
Be gjerne om dokumentet når du ordner arbeidsoppholdet. Da slipper du etter avreise å finne ut hvem det skal utstedes til. Hvis reisen allerede er avsluttet, bruk de samme presise opplysningene i den senere forespørselen.
Send forespørselen gjennom overnattingsbestillingen
Hjelpen for Booking.com for Business beskriver Bookings and trips, valg av overnattingsbestilling og Request invoice. Forespørselen går direkte til stedet. Med en vanlig konto eller andre kontroller bruker du kontakten for den aktuelle bestillingen og skriver til overnattingsstedet.
Meldingen kan lyde: «Jeg ber om dokumentet for oppholdet fra X til Y, bestilling Z, gjest Jana. Vi klargjør underlag for bedrift A; de nødvendige kundeopplysningene står nedenfor. Bekreft om dere kan sende dokumentet til denne adressen.»
Stedet må kontrollere forespørselen mot det faktiske oppholdet og sine ordninger. Bestillingsveiledningen garanterer ikke et bestemt dokumentinnhold i alle land.
Behold bekreftelsen som tilknyttet underlag
I et hypotetisk eksempel har Jana bestillingsbekreftelsen og en betalingsregistrering etter arbeidsreisen. Regnskapsføreren ber også om dokumentet for oppholdet. Jana kontakter hotellet og lar «overnattingsfaktura — etterspurt» stå på listen.
Etter mottak sammenligner hun gjest eller kunde, oppholdsdatoer, beløp og eventuelle ekstra fakturerte tjenester. Hun beholder bekreftelsen som tilknyttet underlag, men gir den ikke navnet til den manglende hotellfakturaen.
Hvis dokumentet for eksempel ikke dekker en separat betalt tjeneste, spør hun stedet hvor hun får bilaget for den. Fullstendigheten vurderes ut fra faktiske poster, ikke ett samlet bestillingsbeløp.
Hvis stedet ikke svarer
Gjenta forespørselen med opprinnelig bestillingsnummer og datoen for første kontakt. For hjelp til å kontakte stedet viser Booking.com til kundeservice. Hold oversikt over hvem som følger opp det manglende bilaget.
Gi regnskapsføreren tilgjengelige originaler og marker hva som fortsatt venter på stedet. Dette gjelder overnatting; fly og leiebiler har egne leverandører og dokumentveier.