Confirmarea rezervării și documentul pentru ședere
Ai rezervat cazarea prin Booking.com și ai confirmarea în e-mail. Când contabilitatea cere factura pentru ședere, nu trimite automat primul atașament. Verifică mai întâi conținutul documentului și emitentul.
Pentru cazare, Booking.com for Business precizează că factura este furnizată direct de unitatea de cazare. Confirmarea rezervării și un eventual document de plată au alte scopuri.
Pregătește datele pentru unitatea de cazare
Notează numărul rezervării, numele oaspetelui, unitatea și datele șederii. Adaugă datele clientului convenite cu contabilitatea: numele firmei, adresa și alte informații pe care unitatea trebuie să le verifice.
Este util să ceri documentul când organizezi șederea de lucru. Nu vei mai stabili abia după plecare pe numele cui trebuie emis. Dacă deplasarea s-a încheiat, folosește aceleași date precise în cererea ulterioară.
Trimite cererea prin rezervarea cazării
Ajutorul Booking.com for Business descrie Bookings and trips, selectarea rezervării de cazare și Request invoice. Cererea ajunge direct la unitate. Cu un cont obișnuit sau alte comenzi, folosește contactul rezervării respective și scrie unității.
Mesajul poate suna astfel: „Vă rog să trimiteți documentul pentru șederea din X până în Y, rezervarea Z, oaspete Jana. Pregătim documentele pentru firma A; datele clientului necesare sunt mai jos. Confirmați dacă puteți trimite documentul la această adresă.”
Unitatea trebuie să verifice cererea potrivit șederii efective și propriului mod de lucru. Instrucțiunile rezervării nu garantează un conținut specific al documentului în fiecare țară.
Păstrează confirmarea ca document asociat
Într-un exemplu ipotetic, Jana are confirmarea rezervării și o înregistrare a plății după deplasarea de lucru. Contabilitatea cere și documentul pentru ședere. Jana contactează hotelul și păstrează „factură de cazare — solicitată” în listă.
După primire, compară oaspetele sau clientul, datele șederii, suma și eventualele servicii suplimentare facturate. Păstrează confirmarea ca document asociat, fără să o redenumească drept factura de hotel lipsă.
Dacă documentul nu acoperă, de exemplu, un serviciu plătit separat, verifică la unitate de unde obține documentul lui. Predarea este completă în raport cu pozițiile reale, nu cu o singură sumă totală a rezervării.
Dacă unitatea nu răspunde
Repetă cererea cu numărul inițial al rezervării și data primului contact. Pentru ajutor în contactarea unității, Booking.com trimite la serviciul clienți. Păstrează evidența persoanei care urmărește documentul lipsă.
Predă contabilității originalele disponibile și indică ce mai așteaptă de la unitate. Procedura privește cazarea; zborurile și închirierile auto au furnizori și căi documentare proprii.