Varausvahvistus ja majoitustosite
Olet varannut majoituksen Booking.comin kautta ja saanut vahvistuksen sähköpostiin. Kun kirjanpitäjä tarvitsee majoituslaskun, älä lähetä automaattisesti viestin ensimmäistä liitettä. Tarkista ensin asiakirjan sisältö ja laatija.
Booking.com for Business kertoo, että majoituspaikka toimittaa laskun suoraan. Varausvahvistuksella ja mahdollisella maksutositteella on eri tarkoitus.
Kokoa tiedot majoituspaikalle
Kirjaa varausnumero, vieraan nimi, majoituspaikka ja oleskelun päivämäärät. Lisää kirjanpitäjän kanssa sovitut asiakkaan tiedot: yrityksen nimi, osoite ja muut majoituspaikan tarkistettavat tiedot.
Tosite kannattaa pyytää jo työmatkaa järjestettäessä. Silloin ei tarvitse vasta lähdön jälkeen selvittää, kenelle se laaditaan. Jos matka on päättynyt, käytä samoja tarkkoja tunnistetietoja myöhemmässä pyynnössä.
Lähetä pyyntö majoitusvarauksen kautta
Booking.com for Businessin ohje kuvaa reitin Bookings and trips, majoitusvarauksen valinnan ja Request invoice -toiminnon. Pyyntö menee suoraan majoituspaikalle. Tavallisella tilillä tai erilaisessa käyttöliittymässä käytä kyseisen varauksen yhteystietoa ja kirjoita majoituspaikalle.
Viesti voi kuulua: ”Pyydän tositetta majoituksesta X–Y, varaus Z, vieras Jana. Kokoamme asiakirjoja yritys A:lle; tarvittavat asiakkaan tiedot ovat alla. Vahvistattehan, voitteko lähettää asiakirjan tähän osoitteeseen.”
Majoituspaikan on tarkistettava pyyntö todellisen oleskelun ja omien käytäntöjensä perusteella. Varausohje ei takaa tietynsisältöistä tositetta kaikissa maissa.
Säilytä vahvistus asiaan liittyvänä asiakirjana
Kuvitteellisessa esimerkissä Janalla on työmatkan jälkeen varausvahvistus ja maksumerkintä. Kirjanpitäjä pyytää myös majoitustositetta. Jana ottaa yhteyttä hotelliin ja jättää luetteloon merkinnän ”majoituslasku — pyydetty”.
Saatuaan asiakirjan hän vertaa vierasta tai asiakasta, oleskelun päivämääriä, summaa ja mahdollisia lisäpalveluja. Hän säilyttää vahvistuksen asiaan liittyvänä tositteena mutta ei nimeä sitä puuttuvaksi hotellilaskuksi.
Jos asiakirja ei kata esimerkiksi erikseen maksettua palvelua, hän selvittää majoituspaikalta, mistä sen tositteen saa. Luovutuksen täydellisyys riippuu todellisista eristä, ei yhdestä varauksen kokonaissummasta.
Jos majoituspaikka ei vastaa
Toista pyyntö alkuperäisellä varausnumerolla ja ensimmäisen yhteydenoton päivämäärällä. Yhteydenottoapua varten Booking.com ohjaa asiakaspalveluun. Kirjaa, kuka seuraa puuttuvaa tositetta.
Toimita kirjanpitäjälle saatavilla olevat alkuperäiset ja merkitse, mitä majoituspaikalta vielä odotetaan. Menettely koskee majoitusta; lennoilla ja autonvuokrauksella on omat toimittajat ja tositepolut.