Verkkotunnus auttaa löytämään oikean tilin
Verkkotunnus toimii Cloudflaressa, mutta kirjanpitäjän kansiosta puuttuu lasku. Selvitä ensin, mikä Cloudflare-tili hallitsee maksullista palvelua. Verkkotunnuksen nimi auttaa, mutta asiakirjan löytämiseksi tarvitset myös tietyn ostoksen ja sen ajanjakson.
Kirjaa siis tili, palvelu ja kuukausi tai vuosittaisen uusimisen päivämäärä. Jos yritys käyttää useita tilejä, älä etsi sattumanvaraisesti samankaltaisten verkkotunnusten perusteella. Ota yhteyttä sen tilin ylläpitäjään, jolle tilaus todella kuuluu.
Lataa asiakirja tilin laskutuksesta
Valtuutettu ylläpitäjä avaa Cloudflaren hallintapaneelista Billing → Invoices and documents. Hän valitsee latauksen tarvitun laskun numeron vierestä. Cloudflare suosittelee ottamaan yhteyttä tukeen historiallisista asiakirjoista, joita osiossa ei ole. Sama ohje kertoo, että Enterprise-asiakkaat saavat laskut suoraan Cloudflaren taloushallinnolta.
Jos laskutus ei näy, pyydä kyseinen asiakirja nykyiseltä ylläpitäjältä. Pääsy verkkosivuston asetuksiin ei yksin ole peruste odottaa pääsyä kaikkiin tilin laskutustietoihin.
Avaa tiedosto ja tarkista asiakas, numero, valuutta ja laskutetut palvelut. Älä korvaa tarvitsemaasi tositetta saman verkkotunnuksen asiakirjalla toiselta ajanjaksolta.
Tarkista kuukausi- ja vuosijaksot erikseen
Cloudflare selittää, että yhden tilin kuukausi- ja vuositilauksilla voi olla erilaiset laskutusjaksot. Jos keräät kaikki syyskuun tositteet, tarkista, mitkä palvelut ovat kuukausittaisia ja mitkä uusitaan vuosittain. Älä automaattisesti odota samanlaista laskua jokaisesta palvelusta joka kuukausi.
Kuvitteellisessa esimerkissä yrityksellä A on kuukausipalvelu ja erillinen vuositilaus. Lucie löytää kuukausitositteen, mutta myös vuosittainen uusiminen kuuluu syyskuun aineistoon. Hän etsii molemmat todellisten ajanjaksojen mukaan ja listaa ne erikseen.
Hän ei myöskään merkitse vuosierää puuttuvaksi vain siksi, ettei lokakuussa ilmesty uutta asiakirjaa. Ensin hän tarkistaa uusimispäivän ja jo saamansa tositteen kattaman ajanjakson.
Asetusten muuttaminen ei automaattisesti korjaa vanhaa laskua
Cloudflaren ohje kertoo, ettei jo laadittuja laskuja voi luoda uudelleen ja että laskutustietojen muutokset näkyvät seuraavassa laskussa. Jos alkuperäisessä asiakirjassa on virhe, ota yhteyttä tukeen; älä kirjoita tiedostoa itse uudelleen.
Tietoa historiallisista laskuista →
Kirjoita ylläpitäjälle: ”Lähetä yrityksen A tilin asiakirja kuukausipalvelusta ja vuosittaisesta uusimisesta, jos se kuuluu ajanjaksoon [kuukausi ja vuosi]. Tarvitsen alkuperäiset asiakirjat, jotka kattavat oikeat ajanjaksot.”
Nimeä tili ja palvelut, kun toimitat aineiston kirjanpitäjälle. Jos historiallista asiakirjaa ei ole saatavilla, kerro ylläpitäjän selvittävän asiaa tuen kanssa. Yhteenveto pysyy käyttökelpoisena, vaikka osa ostosta noudattaisi eri rytmiä kuin kuukausittainen tositteiden keruu.