Viimeisin lasku kertoo enemmän kuin kuukauden tavanomainen päivä
Avaa viimeisin PDF ja asiakastilin laskutushistoria, jos sinulla on oikeus käyttää tiliä. Vertaa laskutusjaksoa, laskun laatimispäivää ja seuraavaa uusimispäivää. Ne kertovat eri asioista: sähköpostin tavallinen saapumispäivä ei välttämättä ole jakson alku eikä seuraavan laskun laatimispäivä.
Tarkista myös, onko palvelu yhä käytössä ja onko palvelupaketti tai maksutapa muuttunut. Kuukausittainen maksu ei yksin vahvista, että laskuja laaditaan kuukausittain. Jos historiasta ei selviä, milloin seuraavan tositteen pitäisi tulla, tarkista toimittajan ohjeet tai kysy toimittajalta.
Tässä kuvitteellisessa esimerkissä palvelusta veloitetaan maksu joka kuukausi, ja syyskuussa odotat uutta sähköpostia. Viimeisin löytämäsi lasku kattaa kuitenkin heinäkuusta syyskuuhun ulottuvan jakson. Ennen kuin pyydät kopiota syyskuulta, selvitä, mitä muut maksut kattavat ja milloin seuraava tosite pitäisi laatia. Pelkkä maksu tai sähköpostin puuttuminen ei vastaa tähän kysymykseen.
Varmista, että tarkastelet oikeaa asiakastiliä
Samalla toimittajalla voi olla henkilökohtainen tilisi ja yritystilisi tai useita yritystilejä. Tarkista viimeisimmästä laskusta laskutettu asiakas sekä palvelun tai asiakkaan tunniste. Varmista niiden avulla, että olet kirjautunut oikealle tilille. Toisen tilin tyhjä laskutushistoria ei kerro mitään etsimästäsi laskusta.
Tarkista seuraavaksi laskutuksen yhteystiedot ja toimitustapa. Onko osoitteena oma osoitteesi, yrityksen yhteinen postilaatikko vai palvelun avanneen kollegan yhteystieto? Jos joku muu hallinnoi tiliä, pyydä häntä tarkistamaan nämä tiedot ja mahdollinen viesti. Et tarvitse hänen salasanaansa etkä pääsyä hänen henkilökohtaiseen sähköpostiinsa.
Tarkista myös, lähettääkö toimittaja itse PDF:n vai vain ilmoituksen portaalissa valmiina olevasta asiakirjasta. Toimitustapa on voinut muuttua; vertaa asetuksia viimeisimpiin todella saapuneisiin viesteihin. Jos löydät laskun portaalista, lataa se käsin ja merkitse muistiin, mistä sait sen.
Etsi postilaatikosta viimeisimmän viestin tiedoilla
Jos laskun pitäisi yhä tulla sähköpostitse, poimi viimeisimmästä viestistä lähettäjän tarkka osoite, tavallinen aihe ja mahdollinen asiakasnumero. Hae ensin lähettäjällä ja sitten palvelun nimellä tai asiakasnumerolla. Jälkimmäinen haku auttaa myös, jos toimittaja on vaihtanut osoitetta. Tarkista arkisto ja roskaposti; muita postilaatikoita saat tarkastella vain käyttöoikeuksiesi rajoissa.
Gmailissa voit Googlen ohjeiden mukaan käyttää tätä esimerkkihakua: in:anywhere from:fakturace@example.com. Korvaa osoite viimeisimmän laskun lähettäjän osoitteella. Operaattori in:anywhere sisällyttää hakuun myös roskapostin ja roskakorin. Jos et löydä mitään, kokeile osoitteen sijaan palvelun nimeä. Älä vielä rajaa hakua operaattorilla filename:pdf: voisit ohittaa viestin, joka sisältää vain linkin portaaliin.
Avaa löytämästäsi keskustelusta yksittäinen viesti ja tarkista sen päivämäärä, vastaanottaja ja liite tai linkki. Kaikkien näytetyssä ketjussa olevien viestien ei tarvitse vastata hakua. Nämä operaattorit toimivat Gmailissa; käytä muissa sähköpostipalveluissa niiden omia hakutoimintoja.
Kysy toimittajalta, olisiko lasku jo pitänyt laatia
Jos tili tai sähköposti ei selitä puuttuvaa tositetta, kirjoita toimittajalle. Kerro viimeisin tiedossasi oleva lasku, sen jakso, asiakastili ja tarkistamasi jakso. Toimittaja voi näin vahvistaa, onko uusi tosite jo laadittu, tai selittää, milloin voit odottaa sitä.
Muokkaa viestipohjaa sen mukaan, mitä olet todella tarkistanut. Jos et tiedä jaksoa, kysy, kuinka usein toimittaja laskuttaa ja mitä jaksoja laskut koskevat. Yksilöi tili asiakasnumerolla tai tilin sähköpostiosoitteella; älä liitä viestiin salasanaa tai maksukortin täydellisiä tietoja.
Valitse teksti, kopioi se sähköpostiin ja täytä tiedot hakasulkeisiin.
Kerro kirjanpitäjälle, mitä vielä selvität
Jos toimitat sillä välin aineistoa kirjanpitäjälle, lähetä löytämäsi tositteet ja kuvaa epäselvä kohta erikseen. Kerro toimittaja, jakso ja kuka selvittää ja toimittaa vastauksen. Älä lähetä vanhaa laskua uudelleen ilman selitystä uuden laskun korvikkeena.
Esimerkkiviesti kirjanpitäjälle voisi olla: ”Selvitän webhotellipalvelun syyskuun tositetta. Viimeisin löytämäni lasku kattaa heinä–syyskuun, joten en ole vielä saanut vahvistusta siitä, olisiko uusi tosite pitänyt laatia. Olen kirjoittanut toimittajalle ja välitän vastauksen itse. Lähetän nyt muut löytämäni tositteet.” Näin kirjanpitäjä tietää, mitä selvität ja mitä hän vielä saa sinulta.
Kun toimittaja vastaa, lähetä tulos kirjanpitäjälle. Tarkista saamastasi laskusta laskutettu asiakas ja jakso ja vertaa sitä jo toimitettuihin tositteisiin, jotta et lähetä samaa tiedostoa kahdesti. Jos vastauksesta ei selviä, pitäisikö lasku laatia ja milloin, pyydä toimittajalta tarkennusta.
Säilytä vahvistetut tiedot seuraavaa kertaa varten
Kirjaa palvelun oikea asiakastili, vahvistettu laskutusrytmi, tositteiden toimitusosoite ja paikka, josta saat ne. Jos syynä oli virheellinen yhteystietoasetus, sovi korjauksesta tilin ylläpitäjän kanssa. Tarkista seuraavan toimituksen yhteydessä, että lasku todella saapui oikeaan osoitteeseen.
Kun seuraavan kerran viesti puuttuu, sinulla on vertailukohta: tiedät, milloin tositetta pitäisi odottaa ja miten sen pitäisi tulla. Voit sen perusteella tarkistaa suoraan sähköpostin, avata portaalin tai kysyä toimittajalta seuraavasta laskutuksesta.