La dernière facture en dit plus que le jour habituel du mois
Ouvrez le dernier PDF et l'historique de facturation du compte client, si vous êtes autorisé à y accéder. Comparez la période facturée, la date d'émission et la prochaine date de renouvellement. Ces informations ont des sens différents : le jour habituel de réception de l'e-mail n'est pas forcément le début de la période ni la date de la prochaine facture.
Vérifiez aussi si le service est toujours actif et si l'offre ou le mode de paiement a changé. Un paiement mensuel ne prouve pas, à lui seul, que les factures sont émises chaque mois. Si l'historique ne permet pas de savoir quand attendre le prochain document, consultez les informations du fournisseur ou posez-lui la question.
Prenons un exemple fictif : le service est payé chaque mois et vous attendez un nouvel e-mail en septembre. Or, la dernière facture retrouvée couvre juillet à septembre. Avant de demander une copie pour septembre, il faut comprendre ce que couvrent les autres paiements et quand le prochain document doit être émis. Ni le paiement ni l'absence d'e-mail ne répondent à cette question.
Assurez-vous de consulter le bon compte client
Vous pouvez avoir un compte personnel et un compte professionnel chez le même fournisseur, voire plusieurs comptes d'entreprise. Sur la dernière facture, vérifiez le client facturé et l'identifiant du service ou du client. Utilisez-les pour confirmer que vous êtes connecté au bon compte. Un historique vide dans un autre compte ne vous apprend rien sur la facture recherchée.
Vérifiez ensuite le contact de facturation et le mode d'envoi. L'adresse indiquée est-elle la vôtre, une boîte partagée de l'entreprise ou celle du collègue qui a ouvert le compte ? Si quelqu'un d'autre gère ce compte, demandez-lui de vérifier ces renseignements et le message éventuel. Vous n'avez besoin ni de son mot de passe ni d'un accès à sa messagerie personnelle.
Vérifiez également si le fournisseur envoie directement un PDF ou seulement une notification signalant un document disponible sur son portail. Le mode d'envoi a pu changer ; comparez les paramètres aux derniers messages réellement reçus. Si vous trouvez la facture sur le portail, téléchargez-la manuellement et notez sa provenance.
Recherchez dans la messagerie à partir du dernier message
Si la facture doit toujours arriver par e-mail, relevez dans le dernier message l'adresse exacte de l'expéditeur, l'objet habituel et l'éventuel numéro client. Cherchez d'abord par expéditeur, puis par nom du service ou numéro client. Cette deuxième recherche aide aussi si le fournisseur a changé d'adresse. Consultez les archives et les spams ; n'accédez aux autres boîtes que dans la limite de vos autorisations.
Dans Gmail, l'aide de Google permet d'utiliser cette requête d'exemple : in:anywhere from:fakturace@example.com. Remplacez l'adresse par celle de l'expéditeur de la dernière facture. L'opérateur in:anywhere inclut les spams et la corbeille. Si vous ne trouvez rien, essayez le nom du service à la place de l'adresse. Ne limitez pas encore la recherche avec filename:pdf : vous pourriez manquer un message contenant uniquement un lien vers le portail.
Dans une conversation retrouvée, ouvrez le message concerné et vérifiez sa date, son destinataire et la pièce jointe ou le lien. Tous les messages du fil affiché ne correspondent pas nécessairement à la recherche. Ces opérateurs fonctionnent dans Gmail ; pour une autre messagerie, utilisez ses propres outils de recherche.
Demandez au fournisseur si la facture aurait déjà dû être émise
Si ni le compte ni la messagerie n'expliquent l'absence du document, écrivez au fournisseur. Indiquez la dernière facture connue, sa période, le compte client et la période que vous vérifiez. Le fournisseur pourra ainsi confirmer s'il a déjà émis un nouveau document ou préciser quand vous devez l'attendre.
Adaptez le modèle à ce que vous avez effectivement vérifié. Si vous ne connaissez pas la période, demandez à quelle fréquence le fournisseur facture et quelles périodes il couvre. Identifiez le compte par son numéro client ou son adresse e-mail ; n'envoyez ni mot de passe ni coordonnées complètes de carte bancaire.
Sélectionnez le texte, copiez-le dans un e-mail et complétez les informations entre crochets.
Dites à votre comptable ce que vous vérifiez encore
Si vous transmettez entre-temps des pièces à votre comptable, envoyez celles que vous avez retrouvées et décrivez séparément le point non résolu. Précisez le fournisseur, la période et la personne qui vérifiera et transmettra le résultat. Ne renvoyez pas une ancienne facture sans explication pour remplacer une nouvelle.
Voici un exemple de message au comptable : « Je vérifie le document de septembre pour l'hébergement. La dernière facture retrouvée couvre juillet à septembre ; je n'ai donc pas encore confirmation qu'un autre document devait être émis. J'ai écrit au fournisseur et je vous transmettrai moi-même sa réponse. Je vous envoie maintenant les autres pièces retrouvées. » Le comptable sait ainsi ce que vous faites et ce qu'il recevra encore de votre part.
Lorsque le fournisseur répond, transmettez le résultat au comptable. Pour une facture reçue, vérifiez le client facturé et la période, puis comparez-la aux pièces déjà transmises afin de ne pas envoyer deux fois le même fichier. Si la réponse ne précise pas si une facture doit être émise ni quand, demandez des éclaircissements au fournisseur.
Conservez les renseignements confirmés pour la prochaine fois
Pour ce service, notez le bon compte client, la fréquence de facturation confirmée, l'adresse d'envoi des documents et l'endroit où les obtenir. Si un mauvais paramétrage du contact était en cause, convenez de sa correction avec la personne qui gère le compte. À la réception suivante, vérifiez que la facture arrive bien à la bonne adresse.
La prochaine fois qu'un message manque, vous aurez un point de comparaison : vous savez quand attendre le document et comment il doit arriver. Vous pourrez alors consulter directement la messagerie, ouvrir le portail ou interroger le fournisseur sur la prochaine facturation.