Confirmation de réservation et justificatif de séjour
Vous avez réservé un hébergement sur Booking.com et reçu une confirmation par e-mail. Si la comptabilité demande une facture du séjour, ne transmettez pas automatiquement la première pièce jointe. Vérifiez d’abord le contenu du document et son émetteur.
Pour l’hébergement, Booking.com for Business indique que la facture est fournie directement par l’établissement. La confirmation de réservation et un éventuel justificatif de paiement ont d’autres fonctions.
Préparez les informations destinées à l’établissement
Notez le numéro de réservation, le nom du voyageur, l’établissement et les dates du séjour. Ajoutez les coordonnées du client convenues avec la comptabilité : nom de l’entreprise, adresse et autres données à vérifier par l’établissement.
Demander le justificatif dès l’organisation du déplacement évite de devoir déterminer après le départ à quel nom l’établir. Si le voyage est terminé, utilisez les mêmes références précises dans la demande ultérieure.
Envoyez la demande depuis la réservation d’hébergement
L’aide Booking.com for Business décrit Bookings and trips, la sélection de la réservation d’hébergement et Request invoice. La demande est envoyée directement à l’établissement. Avec un compte ordinaire ou une autre interface, utilisez le contact associé à la réservation et écrivez à l’hébergeur.
Procédure de demande de justificatif →
Le message peut être : « Merci de nous transmettre le justificatif du séjour du X au Y, réservation Z, voyageuse Jana. Nous préparons les pièces pour l’entreprise A ; les coordonnées de facturation demandées figurent ci-dessous. Merci de confirmer si vous pouvez envoyer le document à cette adresse. »
L’établissement doit vérifier la demande selon le séjour réel et son fonctionnement. Les instructions de réservation ne garantissent pas un contenu précis du justificatif dans chaque pays.
Gardez la confirmation comme pièce complémentaire
Dans un exemple fictif, Jana dispose après son déplacement d’une confirmation de réservation et d’une trace du paiement. La comptabilité demande aussi un justificatif du séjour. Jana contacte donc l’hôtel et conserve la mention « facture d’hébergement — demandée » dans sa liste.
À réception, elle compare le voyageur ou le client facturé, les dates, le montant et les services supplémentaires facturés. Elle garde la confirmation comme pièce complémentaire, sans la renommer en facture d’hôtel manquante.
Si le document ne couvre pas un service payé séparément, par exemple, elle demande à l’établissement où obtenir son justificatif. La complétude dépend des prestations réelles, pas du seul montant total de la réservation.
Si l’établissement ne répond pas
Renouvelez la demande avec le numéro de réservation initial et la date du premier contact. Si vous avez besoin d’aide pour joindre l’établissement, l’aide Booking.com renvoie au service client. Gardez une trace de la personne qui suit la pièce manquante.
Obtenir une aide supplémentaire →
Transmettez les originaux disponibles à la comptabilité et précisez ce qui reste attendu de l’établissement. Cette procédure concerne l’hébergement ; les vols et locations de voiture ont leurs propres fournisseurs et démarches.