Boekingsbevestiging en verblijfsdocument
Je hebt accommodatie geboekt via Booking.com en een bevestiging per e-mail ontvangen. Als de boekhouding een verblijfsfactuur nodig heeft, stuur dan niet automatisch de eerste bijlage door. Controleer eerst inhoud en uitgever van het document.
Booking.com for Business vermeldt dat de accommodatie de verblijfsfactuur rechtstreeks verstrekt. De boekingsbevestiging en een eventueel betalingsdocument hebben andere doelen.
Bereid de gegevens voor de accommodatie voor
Noteer boekingsnummer, gastnaam, accommodatie en verblijfsdata. Voeg de met de boekhouding afgesproken klantgegevens toe: bedrijfsnaam, adres en andere gegevens die de accommodatie moet controleren.
Vraag het document liefst al bij het regelen van het zakelijke verblijf. Dan hoef je na vertrek niet te achterhalen op wiens naam het moet staan. Is de reis al voorbij, gebruik dezelfde precieze gegevens in het latere verzoek.
Stuur het verzoek via de verblijfsboeking
De hulp van Booking.com for Business beschrijft Bookings and trips, de keuze van de verblijfsboeking en Request invoice. Het verzoek gaat rechtstreeks naar de accommodatie. Gebruik bij een gewoon account of andere bediening het contact bij die boeking en schrijf de accommodatie.
Zo vraag je het document aan →
Je bericht kan luiden: “Graag het document voor het verblijf van X tot Y, boeking Z, gast Jana. We verzamelen stukken voor bedrijf A; de benodigde klantgegevens staan hieronder. Kunt u bevestigen of u het document naar dit adres kunt sturen?”
De accommodatie moet het verzoek toetsen aan het werkelijke verblijf en haar werkwijze. De boekingsinstructies garanderen geen specifieke documentinhoud voor ieder land.
Bewaar de bevestiging als bijbehorend stuk
In een hypothetisch voorbeeld heeft Jana na een zakenreis een boekingsbevestiging en betalingsregistratie. De boekhouding vraagt ook om het verblijfsdocument. Jana neemt contact op met het hotel en houdt “verblijfsfactuur — aangevraagd” op haar lijst.
Na ontvangst vergelijkt ze gast of klant, verblijfsdata, bedrag en eventuele extra berekende diensten. Ze bewaart de boekingsbevestiging als bijbehorend stuk, maar noemt die niet de ontbrekende hotelfactuur.
Dekt het document bijvoorbeeld een apart betaalde dienst niet, dan vraagt ze de accommodatie waar ze daarvoor een document krijgt. Een complete overdracht hangt af van de werkelijke posten, niet van één totaalbedrag van de boeking.
Als de accommodatie niet reageert
Herhaal het verzoek met het oorspronkelijke boekingsnummer en de datum van het eerste contact. Voor hulp bij het benaderen van de accommodatie verwijst Booking.com naar de klantenservice. Houd bij wie het ontbrekende stuk opvolgt.
Geef de boekhouding de beschikbare originelen en markeer wat nog van de accommodatie wordt verwacht. Deze werkwijze geldt voor verblijf; vluchten en autohuur hebben eigen leveranciers en documentroutes.