Maak een lijst van de ritten
Na een zakenreis heb je meerdere Uber-ritten waarvan de stukken naar de boekhouding moeten. Noteer eerst de ritdata en het gebruikte account of profiel. Een rit in de persoonlijke historie en een maandoverzicht van het bedrijfsaccount zijn mogelijk verschillende dingen.
Bepaal per rit welk document beschikbaar is, bij welk account het hoort en of de boekhouding het al heeft. Namen en beschikbaarheid kunnen verschillen per markt en bedrijfsinstelling; het Uber-logo alleen bepaalt het documenttype niet.
Begin voor één rit in de historie
De hulp voor reizigers beschrijft Activity → voltooide rit → Receipt. De details kunnen een PDF-download of opnieuw verzenden naar het geregistreerde e-mailadres aanbieden. Controleer of route en datum overeenkomen met de gezochte rit.
Uber-instructies voor een kopie van het bewijs →
Zie je de rit niet, controleer dan het account waarmee die besteld is. Vervang hem niet door een vergelijkbare of privérit van dezelfde dag. Gebruik datum en identificatie van de concrete rit bij een verzoek om hulp.
Bespreek bedrijfsstukken met de beheerder
In Uber for Business opent de beheerder Activity, kiest de rit en Download PDF Invoice als een document beschikbaar is. Voor de maandbundel opent die Billing → Statements and Invoices en kiest Download → Invoices bij de juiste maand. De beheerder controleert de opties in het eigen bedrijfsaccount.
Bij Invoice not available kan de beheerder volgens de handleiding de melding bij de rit controleren. Die moet de beschikbaarheid in dat specifieke account bevestigen. Een route uit een andere markt garandeert niet dat elk factuurtype ook voor jou bestaat.
Open de bundel en vergelijk met de ritten
Het downloaden van de maandbundel rondt de controle niet af. Pak hem uit en vergelijk documenten en rittenlijst. Controleer datum, identificatie, bedrag en type van elk bestand. Heeft een rit meerdere documenten, houd hun verband dan duidelijk.
In een hypothetisch voorbeeld maakte Ondřej drie zakelijke ritten. De bundel bevat stukken voor slechts twee. Hij houdt de derde post open en controleert met de beheerder of een ander profiel is gebruikt of het document niet beschikbaar is.
Hij geeft de originelen met “ritten 1 en 2 bijgevoegd, rit 3 wordt gezocht” aan de boekhouding. Alleen het aantal bestanden in de ZIP zou dit niet vertellen.
Vraag het ontbrekende stuk voor de concrete rit
Schrijf de beheerder of support: “Ik heb de beschikbare originele documenten nodig voor de zakelijke rit op X via het account van bedrijf A. Ik vind die niet in de maandbundel. Controleer het profiel en de documentstatus.”
Heb je alleen een betalingsbewijs en heeft de boekhouding iets anders nodig, benoem beide behoeften apart. Lever de stukken onder hun werkelijke namen en houd de status van de ontbrekende post zichtbaar tot die is opgelost.