Sestavte seznam konkrétních jízd
Po pracovní cestě máte několik jízd Uberem a potřebujete jejich podklady předat účetní. Nejprve si sepište data jízd a účet či profil, přes který byly objednané. Jednotlivá cesta v osobní historii a měsíční přehled firemního účtu nemusí být totéž.
U každé jízdy chcete vědět, jaký dokument je dostupný, ke kterému účtu patří a zda ho už účetní dostala. Názvy a dostupnost jednotlivých dokladů se mohou lišit podle trhu a firemního nastavení; neposuzujte jejich typ jen podle loga Uberu.
Pro jednu jízdu začněte v její historii
Nápověda pro cestující popisuje cestu Activity → dokončená jízda → Receipt. V detailu může být možnost stáhnout PDF nebo znovu poslat potvrzení na registrovaný e-mail. Ověřte, že zobrazená trasa a datum odpovídají hledané jízdě.
Návod Uberu pro kopii potvrzení →
Pokud jízdu v účtu nevidíte, zkontrolujte účet, přes který byla objednaná. Neposílejte místo ní dokument k podobné cestě nebo osobní jízdě ze stejného dne. K žádosti o dohledání použijte datum a identifikaci konkrétní cesty.
Firemní podklady řešte s jejich správcem
U Uber for Business správce otevře Activity, vybere konkrétní jízdu a zvolí Download PDF Invoice, pokud je pro ni dokument dostupný. Pro měsíční balíček otevře Billing → Statements and Invoices a u příslušného měsíce vybere Download → Invoices. Nabídku ověří ve svém firemním účtu.
Pokud dashboard nabídne Invoice not available, správce může podle návodu ověřit zprávu k dané jízdě. Dostupnost v konkrétním firemním účtu musí potvrdit právě jeho správce. Nepřenášejte postup z jiného trhu jako záruku, že každý typ faktury existuje i pro vás.
Balíček otevřete a porovnejte s jízdami
Stahování měsíčního balíčku není konec kontroly. Rozbalte jej a ověřte dokumenty proti seznamu cest. U každého souboru zkontrolujte datum, identifikátor, částku a typ dokumentu. Pokud jedna cesta obsahuje více podkladů, ponechte jejich souvislost zřejmou.
V modelovém příkladu podnikl Ondřej tři pracovní jízdy. Měsíční balíček obsahuje podklady pouze ke dvěma z nich. Třetí položku proto nechá otevřenou a se správcem ověří, zda byla objednaná přes jiný profil nebo zda dokument není dostupný.
Účetní předá původní soubory se seznamem „jízdy 1 a 2 přiloženy, jízda 3 se dohledává“. Samotný počet souborů v ZIPu by tuto informaci neřekl.
Chybějící podklad vyžádejte přes konkrétní cestu
Správci nebo podpoře napište: „Potřebuji dostupné původní dokumenty k pracovní jízdě ze dne X přes účet firmy A. V měsíčním balíčku ji nenacházím. Prosím ověř profil a stav dokumentů.“
Pokud máte jen potvrzení platby a účetní potřebuje jiný podklad, pojmenujte oba požadavky zvlášť. Doklady předejte s jejich skutečnými názvy a stav chybějící položky ponechte viditelný, dokud není vyřešený.