Die einzelnen Fahrten auflisten
Nach einer Dienstreise haben Sie mehrere Uber-Fahrten, deren Belege die Buchhaltung benötigt. Notieren Sie zunächst Fahrtdaten und verwendetes Konto oder Profil. Eine einzelne Fahrt im persönlichen Verlauf und die Monatsübersicht des Firmenkontos sind nicht unbedingt dasselbe.
Klären Sie für jede Fahrt, welcher Beleg verfügbar ist, zu welchem Konto er gehört und ob die Buchhaltung ihn schon hat. Bezeichnungen und Verfügbarkeit können nach Markt und Firmeneinstellung variieren; das Uber-Logo allein bestimmt nicht die Belegart.
Für eine Fahrt beim Verlauf beginnen
Die Fahrgasthilfe beschreibt Activity → abgeschlossene Fahrt → Receipt. Die Details können einen PDF-Download oder erneuten Versand an die registrierte E-Mail-Adresse anbieten. Prüfen Sie, ob Strecke und Datum zur gesuchten Fahrt passen.
Uber-Anleitung für eine Belegkopie →
Fehlt die Fahrt im Konto, prüfen Sie das bei der Bestellung verwendete Konto. Ersetzen Sie sie nicht durch eine ähnliche oder private Fahrt desselben Tages. Nennen Sie bei der Suchanfrage Datum und Identifikation der konkreten Fahrt.
Firmenbelege mit dem Administrator klären
Bei Uber for Business öffnet der Administrator Activity, wählt die Fahrt und Download PDF Invoice, sofern ein Dokument verfügbar ist. Für das Monatspaket öffnet er Billing → Statements and Invoices und wählt beim betreffenden Monat Download → Invoices. Er prüft die Optionen im eigenen Firmenkonto.
Bei Invoice not available kann der Administrator gemäß Anleitung die Meldung zur Fahrt prüfen. Die Verfügbarkeit im konkreten Firmenkonto muss dessen Administrator bestätigen. Ein Weg aus einem anderen Markt garantiert nicht, dass jede Rechnungsart auch für Sie existiert.
Paket öffnen und mit den Fahrten vergleichen
Der Download des Monatspakets beendet die Prüfung nicht. Entpacken Sie es und gleichen Sie die Dokumente mit der Fahrtenliste ab. Prüfen Sie Datum, Kennung, Betrag und Dokumentart jeder Datei. Gibt es mehrere Belege pro Fahrt, halten Sie den Zusammenhang erkennbar.
In einem hypothetischen Beispiel hat Ondřej drei Dienstfahrten unternommen. Das Paket enthält nur Belege für zwei. Er lässt die dritte Position offen und klärt mit dem Administrator, ob ein anderes Profil verwendet wurde oder das Dokument nicht verfügbar ist.
Er übergibt die Originaldateien mit dem Vermerk „Fahrten 1 und 2 beigefügt, Fahrt 3 wird gesucht“. Die Zahl der Dateien im ZIP allein würde dies nicht erklären.
Fehlenden Beleg zur konkreten Fahrt anfordern
Schreiben Sie dem Administrator oder Support: „Ich benötige die verfügbaren Originaldokumente für die Dienstfahrt am X über das Konto von Firma A. Im Monatspaket finde ich sie nicht. Bitte prüfe Profil und Dokumentstatus.“
Haben Sie nur einen Zahlungsbeleg und benötigt die Buchhaltung etwas anderes, nennen Sie beide Anforderungen getrennt. Übergeben Sie die Dokumente unter ihren tatsächlichen Namen und halten Sie den fehlenden Posten bis zur Klärung sichtbar.