Poslední faktura ukáže víc než obvyklý den v měsíci
Otevřete poslední PDF a fakturační přehled v zákaznickém účtu, pokud k němu máte oprávněný přístup. Porovnejte vyúčtované období, datum vystavení a termín další obnovy. Každý z těchto údajů říká něco jiného: obvyklý den doručení e-mailu nemusí být začátkem období ani termínem další faktury.
Podívejte se také, zda je služba stále aktivní a jestli se nezměnil tarif nebo způsob úhrady. Měsíční platba sama o sobě nepotvrzuje měsíční vystavování faktur. Pokud vám z přehledu není jasné, kdy má přijít další doklad, ověřte to v informacích dodavatele nebo se ho zeptejte.
V modelovém příkladu za službu každý měsíc odchází platba a v září očekáváte nový e-mail. Poslední nalezená faktura ale pokrývá červenec až září. Než požádáte o zářijovou kopii, potřebujete zjistit, co další platby pokrývají a kdy má vzniknout další doklad. Samotná platba ani ticho ve schránce tuto otázku nezodpoví.
Ověřte, že se díváte na správný zákaznický účet
U stejného dodavatele můžete mít osobní účet i účet firmy, případně několik firemních účtů. Na poslední faktuře zkontrolujte odběratele a identifikaci služby nebo zákazníka. Podle nich ověřte, že jste přihlášeni do správného účtu. Prázdný přehled v jiném účtu vám o hledané faktuře nic neřekne.
Pak zkontrolujte fakturační kontakt a způsob doručování. Je uvedená vaše adresa, společná firemní schránka, nebo kontakt kolegy, který službu zakládal? Pokud účet spravuje někdo jiný, požádejte ho o kontrolu těchto údajů a případné zprávy. Nepotřebujete jeho heslo ani přístup do jeho osobní pošty.
Zkontrolujte také, zda dodavatel posílá přímo PDF, nebo jen oznámení o dokumentu připraveném v portálu. Způsob doručení mohl změnit; porovnejte nastavení s posledními skutečnými zprávami. Najdete-li fakturu v portálu, stáhněte ji ručně a poznamenejte si, odkud ji máte.
Ve schránce začněte údaji z poslední zprávy
Pokud má faktura dál chodit e-mailem, vezměte si z poslední zprávy přesnou adresu odesílatele, obvyklý předmět a případné zákaznické číslo. Hledejte nejprve podle odesílatele, potom podle názvu služby nebo tohoto čísla. Druhé hledání pomůže i tehdy, když dodavatel změnil adresu. Projděte archiv a spam; další schránky kontrolujte jen v rozsahu svého oprávnění.
V Gmailu můžete podle nápovědy Googlu použít tento modelový dotaz: in:anywhere from:fakturace@example.com. Adresu nahraďte odesílatelem poslední faktury. Operátor in:anywhere zahrne i spam a koš. Pokud nic nenajdete, zkuste místo adresy název služby. Hledání zatím neomezujte pomocí filename:pdf: přehlédli byste zprávu, která obsahuje jen odkaz na portál.
V nalezené konverzaci otevřete konkrétní zprávu a zkontrolujte datum, příjemce a přílohu nebo odkaz. Ne všechny zprávy ve zobrazeném vlákně musí odpovídat dotazu. Uvedené operátory fungují v Gmailu; v jiné poště použijte její vyhledávání.
Zeptejte se dodavatele, zda už měl fakturu vystavit
Pokud v účtu ani v poště nenajdete vysvětlení, napište dodavateli. Uveďte poslední známou fakturu, její období, zákaznický účet a období, které ověřujete. Dodavatel pak může potvrdit, zda už nový doklad vystavil, nebo vysvětlit, kdy ho máte očekávat.
Vzor upravte podle toho, co jste skutečně zkontrolovali. Pokud období neznáte, požádejte o upřesnění, jak často a za jaké období dodavatel fakturuje. Pro identifikaci použijte zákaznické číslo či e-mail účtu; heslo ani úplné údaje platební karty do zprávy nepatří.
Označte text, zkopírujte ho do e-mailu a doplňte údaje v hranatých závorkách.
Účetní řekněte, co ještě ověřujete
Pokud mezitím předáváte podklady účetní, pošlete dohledané dokumenty a zvlášť popište nevyjasněnou položku. Uveďte dodavatele, období a kdo zjistí a doplní výsledek. Starší fakturu neposílejte bez vysvětlení znovu jako náhradu za novou.
Modelová zpráva účetní může znít: „U hostingu ověřuji doklad za září. Poslední nalezená faktura pokrývá červenec až září, takže zatím nemám potvrzené, zda měl vzniknout další dokument. Dodavateli jsem napsal/a; jeho odpověď vám předám já. Ostatní dohledané podklady posílám nyní.“ Účetní tak ví, na čem pracujete a co od vás ještě dostane.
Až dodavatel odpoví, pošlete účetní výsledek. U dodané faktury zkontrolujte odběratele a období a porovnejte ji s již předanými doklady, abyste neposlali stejný soubor podruhé. Pokud odpověď nevysvětluje, zda a kdy má faktura vzniknout, požádejte dodavatele o upřesnění.
Potvrzené údaje si uložte pro příště
K dané službě si poznamenejte správný zákaznický účet, potvrzený rytmus vyúčtování, adresu pro doklady a místo, kde je získáte. Pokud bylo příčinou chybné nastavení kontaktu, domluvte opravu s člověkem, který účet spravuje. Při dalším doručení ověřte, že faktura skutečně přišla na správnou adresu.
Příště budete mít s čím porovnat chybějící zprávu: víte, kdy doklad očekávat a kudy má dorazit. Podle toho můžete rovnou zkontrolovat poštu, otevřít portál, nebo se zeptat dodavatele na další vyúčtování.