L'ultima fattura dice più del solito giorno del mese
Apri l'ultimo PDF e lo storico della fatturazione nell'account cliente, se sei autorizzato ad accedervi. Confronta il periodo fatturato, la data di emissione e la data del prossimo rinnovo. Sono informazioni diverse: il giorno in cui arriva di solito l'email non coincide necessariamente con l'inizio del periodo o con la data della prossima fattura.
Controlla anche se il servizio è ancora attivo e se sono cambiati il piano o il metodo di pagamento. Un pagamento mensile, da solo, non conferma che le fatture vengano emesse ogni mese. Se lo storico non chiarisce quando aspettare il prossimo documento, consulta le informazioni del fornitore o chiediglielo.
In questo esempio ipotetico, ogni mese viene addebitato il servizio e a settembre ti aspetti una nuova email. L'ultima fattura trovata, però, copre il periodo da luglio a settembre. Prima di chiedere una copia per settembre, devi capire cosa coprono gli altri pagamenti e quando deve essere emesso il prossimo documento. Né il pagamento né l'assenza di email rispondono a questa domanda.
Verifica di consultare l'account cliente giusto
Con lo stesso fornitore potresti avere un account personale e uno aziendale, oppure più account aziendali. Controlla nell'ultima fattura il cliente intestatario e l'identificativo del servizio o del cliente. Usa questi dati per verificare di aver effettuato l'accesso all'account corretto. Uno storico vuoto in un altro account non dice nulla sulla fattura che cerchi.
Poi controlla il contatto per la fatturazione e il metodo di invio. È indicato il tuo indirizzo, una casella aziendale condivisa o il contatto del collega che ha attivato il servizio? Se l'account è gestito da un'altra persona, chiedile di verificare questi dati e l'eventuale messaggio. Non ti servono la sua password né l'accesso alla sua posta personale.
Verifica inoltre se il fornitore invia direttamente il PDF o solo un avviso di disponibilità del documento nel portale. Il metodo di invio potrebbe essere cambiato: confronta le impostazioni con gli ultimi messaggi effettivamente ricevuti. Se trovi la fattura nel portale, scaricala manualmente e annota da dove l'hai ottenuta.
Cerca nella casella usando i dati dell'ultimo messaggio
Se la fattura deve continuare ad arrivare via email, prendi dall'ultimo messaggio l'indirizzo esatto del mittente, l'oggetto abituale e l'eventuale numero cliente. Cerca prima per mittente, poi per nome del servizio o per quel numero. La seconda ricerca aiuta anche se il fornitore ha cambiato indirizzo. Controlla l'archivio e lo spam; consulta altre caselle solo se sei autorizzato.
In Gmail puoi usare questa ricerca di esempio descritta dalla guida di Google: in:anywhere from:fakturace@example.com. Sostituisci l'indirizzo con il mittente dell'ultima fattura. L'operatore in:anywhere include spam e cestino. Se non trovi nulla, prova il nome del servizio al posto dell'indirizzo. Non limitare ancora la ricerca con filename:pdf: rischieresti di perdere un messaggio che contiene soltanto un link al portale.
Nella conversazione trovata, apri il messaggio specifico e controlla data, destinatario e allegato o link. Non tutti i messaggi della conversazione visualizzata devono necessariamente corrispondere alla ricerca. Questi operatori funzionano in Gmail; negli altri servizi di posta usa i rispettivi strumenti di ricerca.
Chiedi al fornitore se la fattura doveva già essere stata emessa
Se né l'account né la posta spiegano l'assenza del documento, scrivi al fornitore. Indica l'ultima fattura nota, il suo periodo, l'account cliente e il periodo che stai verificando. Il fornitore potrà confermare se ha già emesso un nuovo documento o spiegare quando aspettarlo.
Adatta il modello alle verifiche che hai realmente svolto. Se non conosci il periodo, chiedi con quale frequenza il fornitore fattura e quali periodi copre. Per identificare l'account usa il numero cliente o l'email di accesso; non inserire la password né i dati completi della carta di pagamento.
Seleziona il testo, copialo in un'e-mail e inserisci i dettagli tra parentesi quadre.
Spiega al commercialista cosa stai ancora verificando
Se nel frattempo consegni la documentazione al commercialista, invia i documenti trovati e descrivi separatamente la voce ancora da chiarire. Indica fornitore, periodo e chi verificherà e comunicherà l'esito. Non reinviare una vecchia fattura senza spiegazioni come sostituto di una nuova.
Un messaggio di esempio al commercialista può essere: «Sto verificando il documento di settembre per l'hosting. L'ultima fattura trovata copre da luglio a settembre, quindi non ho ancora conferma che dovesse essere emesso un altro documento. Ho scritto al fornitore e ti inoltrerò io la sua risposta. Intanto invio gli altri documenti trovati». Il commercialista saprà così di cosa ti stai occupando e cosa riceverà ancora da te.
Quando il fornitore risponde, comunica l'esito al commercialista. Se ricevi una fattura, controlla il cliente intestatario e il periodo e confrontala con i documenti già consegnati, per non inviare due volte lo stesso file. Se la risposta non chiarisce se e quando debba essere emessa una fattura, chiedi spiegazioni al fornitore.
Conserva i dati confermati per la prossima volta
Per il servizio, annota l'account cliente corretto, la frequenza di fatturazione confermata, l'indirizzo di invio dei documenti e dove recuperarli. Se la causa era un contatto impostato male, concorda la correzione con chi gestisce l'account. Alla consegna successiva, verifica che la fattura sia davvero arrivata all'indirizzo giusto.
La prossima volta che manca un messaggio avrai un riferimento: sai quando aspettare il documento e come deve arrivare. Potrai quindi controllare direttamente la posta, aprire il portale o chiedere al fornitore della prossima fatturazione.