Den siste fakturaen sier mer enn den vanlige dagen i måneden
Åpne den siste PDF-en og faktureringsoversikten i kundekontoen, hvis du har lov til å bruke den. Sammenlign den fakturerte perioden, utstedelsesdatoen og datoen for neste fornyelse. Opplysningene betyr ulike ting: Dagen e-posten vanligvis kommer, trenger verken å være starten på perioden eller datoen for neste faktura.
Sjekk også om tjenesten fortsatt er aktiv, og om abonnementet eller betalingsmåten har endret seg. En månedlig betaling bekrefter ikke i seg selv at fakturaer utstedes hver måned. Hvis oversikten ikke forklarer når neste dokument skal komme, les leverandørens informasjon eller spør leverandøren.
I dette tenkte eksemplet betales tjenesten hver måned, og du forventer en ny e-post i september. Men den siste fakturaen du finner, dekker juli til september. Før du ber om en kopi for september, må du finne ut hva de øvrige betalingene dekker, og når neste dokument skal utstedes. Verken betalingen eller fraværet av e-post svarer på det spørsmålet.
Sjekk at du ser på riktig kundekonto
Du kan ha en privat konto og en bedriftskonto hos samme leverandør, eller flere bedriftskontoer. Sjekk kunden som er oppført på den siste fakturaen, og identifikasjonen av tjenesten eller kunden. Bruk dette til å bekrefte at du er logget inn på riktig konto. En tom oversikt i en annen konto sier ingenting om fakturaen du leter etter.
Sjekk deretter fakturakontakten og leveringsmåten. Er det din adresse, en felles e-postkasse i bedriften eller kontaktopplysningene til kollegaen som opprettet tjenesten? Hvis noen andre administrerer kontoen, be dem sjekke disse opplysningene og en eventuell melding. Du trenger verken passordet deres eller tilgang til privat e-post.
Sjekk også om leverandøren sender selve PDF-en eller bare et varsel om at et dokument ligger klart i portalen. Leveringsmåten kan ha endret seg; sammenlign innstillingene med de siste meldingene som faktisk kom. Finner du fakturaen i portalen, last den ned manuelt og noter hvor du hentet den.
Søk i e-postkassen med opplysningene fra den siste meldingen
Hvis fakturaen fortsatt skal komme på e-post, hent den nøyaktige avsenderadressen, det vanlige emnefeltet og et eventuelt kundenummer fra den siste meldingen. Søk først etter avsender, deretter etter tjenestens navn eller dette nummeret. Det andre søket hjelper også hvis leverandøren har endret adresse. Sjekk arkivet og søppelposten; undersøk andre e-postkasser bare der du har tillatelse.
I Gmail kan du ifølge Googles hjelp bruke dette eksempelsøket: in:anywhere from:fakturace@example.com. Erstatt adressen med avsenderen av den siste fakturaen. Operatoren in:anywhere inkluderer søppelpost og papirkurven. Hvis du ikke finner noe, prøv tjenestens navn i stedet for adressen. Ikke begrens søket med filename:pdf ennå: Da kan du overse en melding som bare inneholder en lenke til portalen.
Åpne den konkrete meldingen i en samtale du finner, og sjekk dato, mottaker og vedlegg eller lenke. Ikke alle meldinger i den viste tråden trenger å samsvare med søket. Disse operatorene fungerer i Gmail; bruk e-posttjenestens egne søkeverktøy i andre tjenester.
Spør leverandøren om fakturaen allerede skulle ha blitt utstedt
Hvis verken kontoen eller e-posten forklarer mangelen, skriv til leverandøren. Oppgi den siste kjente fakturaen, perioden den gjelder, kundekontoen og perioden du sjekker. Da kan leverandøren bekrefte om et nytt dokument allerede er utstedt, eller forklare når du kan vente det.
Tilpass malen til det du faktisk har sjekket. Hvis du ikke kjenner perioden, spør hvor ofte leverandøren fakturerer, og hvilke perioder fakturaene gjelder. Identifiser kontoen med kundenummer eller kontoens e-postadresse; ikke ta med passord eller fullstendige betalingskortopplysninger.
Velg teksten, kopier den inn i en e-post og fyll inn detaljene i hakeparenteser.
Fortell regnskapsføreren hva du fortsatt sjekker
Hvis du sender bilag til regnskapsføreren i mellomtiden, send dokumentene du har funnet og beskriv den uavklarte posten separat. Oppgi leverandøren, perioden og hvem som skal finne og formidle resultatet. Ikke send en eldre faktura på nytt uten forklaring som erstatning for en ny.
Et eksempel på en melding til regnskapsføreren: «Jeg sjekker dokumentet for webhotellet for september. Den siste fakturaen jeg fant, dekker juli til september, så jeg har ennå ikke fått bekreftet om det skulle ha kommet et nytt dokument. Jeg har skrevet til leverandøren og vil selv sende svaret videre. De øvrige bilagene jeg har funnet, sender jeg nå.» Da vet regnskapsføreren hva du arbeider med, og hva som fortsatt kommer fra deg.
Når leverandøren svarer, send resultatet til regnskapsføreren. Sjekk kunden og perioden på en mottatt faktura, og sammenlign den med bilag som allerede er sendt, slik at du ikke sender samme fil to ganger. Hvis svaret ikke forklarer om og når en faktura skal utstedes, be leverandøren presisere.
Ta vare på de bekreftede opplysningene til neste gang
Noter riktig kundekonto, bekreftet faktureringshyppighet, adressen for dokumentene og hvor de kan hentes for denne tjenesten. Hvis årsaken var feil kontaktinnstilling, avtal en retting med den som administrerer kontoen. Ved neste levering bør du sjekke at fakturaen faktisk kom til riktig adresse.
Neste gang en melding mangler, har du noe å sammenligne med: Du vet når dokumentet skal komme, og hvordan det skal leveres. Da kan du gå rett til e-posten, åpne portalen eller spørre leverandøren om neste fakturering.