A última fatura diz mais do que o dia habitual do mês
Abra o último PDF e o histórico de faturação na conta de cliente, se tiver autorização para aceder. Compare o período faturado, a data de emissão e a data da próxima renovação. São informações diferentes: o dia habitual de chegada do e-mail pode não coincidir com o início do período nem com a data da próxima fatura.
Verifique também se o serviço continua ativo e se o plano ou a forma de pagamento mudou. Um pagamento mensal, por si só, não confirma a emissão mensal de faturas. Se o histórico não esclarecer quando deve chegar o próximo documento, consulte as informações do fornecedor ou pergunte-lhe.
Neste exemplo hipotético, é feito um pagamento pelo serviço todos os meses e, em setembro, espera um novo e-mail. No entanto, a última fatura encontrada cobre julho a setembro. Antes de pedir uma cópia relativa a setembro, precisa de saber o que cobrem os outros pagamentos e quando deve ser emitido o próximo documento. Nem o pagamento nem a ausência de e-mail respondem a essa pergunta.
Confirme que está a consultar a conta de cliente certa
Pode ter uma conta pessoal e outra empresarial no mesmo fornecedor, ou várias contas empresariais. Na última fatura, verifique o cliente faturado e o identificador do serviço ou do cliente. Use esses dados para confirmar que iniciou sessão na conta certa. Um histórico vazio noutra conta não lhe diz nada sobre a fatura que procura.
Depois verifique o contacto de faturação e o método de envio. Está indicado o seu endereço, uma caixa de correio partilhada da empresa ou o contacto do colega que contratou o serviço? Se outra pessoa gere a conta, peça-lhe para verificar estes dados e uma eventual mensagem. Não precisa da palavra-passe dessa pessoa nem de acesso ao seu correio pessoal.
Verifique ainda se o fornecedor envia o próprio PDF ou apenas um aviso de que existe um documento no portal. O método de envio pode ter mudado; compare as definições com as últimas mensagens efetivamente recebidas. Se encontrar a fatura no portal, descarregue-a manualmente e anote a sua origem.
Procure na caixa de correio com os dados da última mensagem
Se a fatura deve continuar a chegar por e-mail, recolha da última mensagem o endereço exato do remetente, o assunto habitual e o número de cliente, se existir. Procure primeiro pelo remetente e depois pelo nome do serviço ou por esse número. A segunda pesquisa também ajuda se o fornecedor mudou de endereço. Consulte o arquivo e o spam; verifique outras caixas de correio apenas dentro das suas autorizações.
No Gmail pode usar esta pesquisa de exemplo, de acordo com a ajuda da Google: in:anywhere from:fakturace@example.com. Substitua o endereço pelo remetente da última fatura. O operador in:anywhere inclui o spam e o lixo. Se não encontrar nada, experimente o nome do serviço em vez do endereço. Não limite ainda a pesquisa com filename:pdf: poderia não encontrar uma mensagem que contém apenas uma ligação para o portal.
Numa conversa encontrada, abra a mensagem específica e verifique a data, o destinatário e o anexo ou a ligação. Nem todas as mensagens da conversa apresentada têm de corresponder à pesquisa. Estes operadores funcionam no Gmail; noutros serviços de correio, use as respetivas ferramentas de pesquisa.
Pergunte ao fornecedor se a fatura já devia ter sido emitida
Se nem a conta nem o correio explicarem a ausência, escreva ao fornecedor. Indique a última fatura conhecida, o seu período, a conta de cliente e o período que está a verificar. O fornecedor poderá confirmar se já emitiu um novo documento ou explicar quando o deve esperar.
Adapte o modelo às verificações que realmente fez. Se não souber o período, pergunte com que frequência o fornecedor fatura e que períodos são abrangidos. Identifique a conta pelo número de cliente ou pelo e-mail da conta; não inclua a palavra-passe nem os dados completos do cartão de pagamento.
Selecione o texto, copie-o para um e-mail e preencha os dados entre parêntesis rectos.
Diga ao contabilista o que ainda está a verificar
Se entretanto entrega documentos ao contabilista, envie os que encontrou e descreva separadamente o ponto por esclarecer. Indique o fornecedor, o período e quem irá apurar e comunicar o resultado. Não reenvie uma fatura antiga sem explicação como substituta de uma nova.
Uma mensagem de exemplo ao contabilista: «Estou a verificar o documento de setembro relativo ao alojamento. A última fatura encontrada cobre julho a setembro, pelo que ainda não tenho confirmação de que devia ter sido emitido outro documento. Escrevi ao fornecedor e transmitirei eu a resposta. Envio agora os restantes documentos que encontrei.» Assim, o contabilista sabe o que está a verificar e o que ainda irá receber da sua parte.
Quando o fornecedor responder, transmita o resultado ao contabilista. Numa fatura recebida, verifique o cliente faturado e o período e compare-a com os documentos já entregues, para não enviar o mesmo ficheiro duas vezes. Se a resposta não esclarecer se deve ser emitida uma fatura nem quando, peça esclarecimentos ao fornecedor.
Guarde os dados confirmados para a próxima vez
Para esse serviço, anote a conta de cliente correta, a frequência de faturação confirmada, o endereço de envio dos documentos e o local onde os obtém. Se a causa foi um contacto mal configurado, combine a correção com a pessoa que gere a conta. Na entrega seguinte, confirme que a fatura chegou efetivamente ao endereço certo.
Na próxima vez que faltar uma mensagem, terá uma referência: sabe quando esperar o documento e como deve chegar. Pode então verificar diretamente o correio, abrir o portal ou perguntar ao fornecedor pela próxima faturação.